Por que planejar uma auditoria?!?

Auditorias são atividades que sempre têm um curto período para realização, portanto cada minuto, cada segundo é de extrema importância para o auditor conseguir coletar o maior número possível de amostras nos processos auditados.
E para conseguir potencializar o tempo disponível, o auditor deve ter um planejamento muito bem elaborado, pois deve levar em conta as distâncias a serem percorridas dentro da organização do auditado, os processos que serão verificados e as pessoas que serão entrevistadas, para que a logística seja a mais dinâmica e que as pessoas estejam disponíveis nos horários marcados. Pois perda de tempo em deslocamento e na espera da pessoa entrevistada, são pontos cruciais para conseguir completar a auditoria no prazo estipulado.
O problema é que muitos confiando em seu “know how” ou às vezes por inexperiência acabam não planejando a auditoria e escolhendo áreas aleatoriamente, sem pensar nos fatores citados acima. Isto sem contar, aqueles auditores que acreditam que se avisarem com antecedência, as pessoas terão tempo para “maquiar” os processos e têm a certeza de que chegando de surpresa poderão verificar como são realmente os processos. Mas, isto leva aos problemas citados como perda de tempo aguardando serem atendidos.
Por estes motivos, o planejamento deve ser realizado com certa antecedência, para que as pessoas a serem entrevistas sejam informadas do escopo da auditoria e dos horários para atender os auditores.

Soluções Paliativas?!?

Sempre que nos deparamos com problemas no cotidiano ou nos projetos, sempre buscamos soluções paliativas para amenizar o problema até que a solução definitiva para o mesmo seja tomada. Estas soluções paliativas geralmente são tomadas de forma imediatista, que na maioria das vezes na mensura os impactos que a mesma pode causar, muitas vezes gerando outros problemas.
Além disto, por estar sendo resolvido na hora, muitas vezes nos acomodamos e acabamos não procurando as causas raízes para que o problema não volte a acontecer, sem contar que o paliativo acaba se tornando o procedimento a ser tomado, não voltando para o processo correto a ser executado.
Este nosso espírito “Macgyver” de fazer acertos ou as famosas “gambiarras”, não nos deixa às vezes verificar outras soluções sem a necessidade de adaptações temporárias.
As soluções paliativas são de extrema importância, mas não devem incorporar o processo final, por isto nunca pare mesmo que o problema possa ter sido resolvido, pois os resultados do paliativo podem ser temporários.

Ninguém se compromete pelo medo!!!

Às vezes, os gestores têm muita dificuldade em comprometer os membros de uma equipe em relação às atividades, prazos e responsabilidades. Vendo muitos não seguindo o seu ritmo ou mesmo não realizando as atividades conforme desejássemos.
Então, muitos gestores partem para a técnica de “terrorismo” ou práticas “maquiavélicas” para tentar fazer sua equipe gerar resultados na base do terror, com ameaças e punições. Em curto prazo esta prática gera alguns resultados, porém a equipe se desmotiva e principalmente se vira contra o gestor com o tempo e em longo prazo os resultados começam a decair drasticamente. Esta prática ocorre em muitas empresas que cobram do próprio gestor pulso firme para punir as pessoas que não sigam procedimentos ou normas internas. Seria imaginar que um cavalo corresse por muito tempo só por que está sofrendo chicotadas, mas uma hora o cavalo vai desfalecer.
Ao contrário deste pensamento, colocar uma cenoura na frente do cavalo haverá muito mais corrida por mais tempo, pois existe motivação para isto. Assim funciona com a equipe, ao invés de punir, saiba promover os incentivos necessários para que os mesmos se envolvam nas atividades e assumam responsabilidades.
Conseguir o comprometimento de uma equipe é conseguir que os mesmos sintam responsáveis pelos resultados, mas para isto, o gestor deve promover a clima para este envolvimento e motivação.

Cuidado ao ter certeza de tudo!!!

Autoconfiança é muito importante para todo gestor pode delegar e cobrar seus subordinados de atividades a serem executadas, pois sempre que existe um receio ou falta de certeza, os subordinados percebem e não tratam as ordens com a seriedade a ser tomada, pois percebem a fraqueza de seu gestor.
Porém confiar demais também é um grande erro, pois nunca podemos ter certeza de tudo, para isto é necessário que colha o máximo de informações possíveis antes de tomar decisões ou delegar atividades com prazos estipulados.
Acreditar que tem um processo nas mãos e que conhece todas suas variáveis por ser fatal para qualquer gestor. Tenha humildade suficiente em pedir auxilio a especialistas ou mesmo a equipe para obtenção de informações e sugestões;
Pois muitas vezes tomamos as decisões, sem saber que levará a uma derrota, mas os envolvidos sabem e não informam os riscos, esperando que o projeto seja levado ao buraco, somente para ter o “gostinho” de dizer: “Eu já sabia”.
Evite estas situações envolvendo a todos nas decisões e nas direções que estão sendo tomadas, para que todos possam ter uma visão diferente do que está a sua frente e assim tomar a decisão mais adequada.

Como você promove seus colaboradores?!?

Um dos grandes fatores motivacionais para qualquer pessoa é a possibilidade de crescimento na organização, visando não somente aumentos salariais, mas reconhecimento de seu trabalho realizado através de promoções.
Muitas organizações não têm sequer um plano de cargos e salários, para pelo menos declarar como funciona o crescimento profissional dentro de suas empresas. Sendo assim, muitos colaboradores ficam sem horizonte de crescimento dentro da organização, pois não sabem quais caminhos podem seguir para crescer profissionalmente.
Mas pior que não ter horizonte e não ter definido qualquer critério de promoção de forma aberta, pois assim muitos se desmotivam achando que somente os “puxa sacos” ou “políticos” galgam novas posições hierárquicas, mais por “amizade” do que por mérito.
Para aumentar o comprometimento de seus colaboradores torne os objetivos claros de crescimento profissional e principalmente quais os critérios adotados para avaliar os possíveis candidatos a promoções.
Para isto inicie um plano de cargos e salários, tornando os níveis diferenciados não somente em salários, mas em responsabilidades. Assim como os critérios devem ser baseados nas competências necessárias e não em escolhas subjetivas e percepção das chefias imediatas.

Até onde posso mandar?!?

Essa dúvida percorre a cabeça da maioria dos novos gestores, seja para assumir um projeto específico ou um setor, pois não basta somente obter o cargo ou a função, mas é preciso detalhar os limites de seu comando.
Para isto é necessário deixar claro no plano de projeto quais são as atribuições do gestor de projeto ou na descrição do cargo para um gestor de um novo setor, para seja declarado a todos os envolvidos até onde o gestor tem autonomia para tomada de decisão sem necessitar consultar seu chefe imediato ou o patrocinador do projeto.
Esta falta de clareza nos limites causa diversos transtornos para todos os envolvidos e principalmente para o gestor que pode se sentir inseguro em tomar certas ações críticas na hora certa.
Para isto um planejamento dos recursos humanos de forma objetiva, deve deixar clara em forma de organograma como se dispõem os cargos e sua hierarquia e principalmente definir quais são as autonomias de cada nível para tomada de decisão.
Muitos são contra a forma hierárquica utilizada pelas forças armadas, acreditando que engessa demais os processos e que uma formatação horizontal seja mais dinâmica, não existe a melhor forma e sim a qual se adéqua melhor a sua organização, devido a sua cultura organizacional. Não importa qual modelo a seguir, mas sempre defina os papéis e responsabilidades de todos.

Não complique, Simplifique!!!

Na busca de soluções para os problemas cotidianos, principalmente aqueles que chamamos de “apagar incêndios”, são resolvidos na maioria das vezes de modo instintivo, que nem sempre é a melhor solução.
O grande problema é que muitas vezes as soluções encontradas são complicadas, difíceis de executar e com grande risco de falha, mas mesmo assim muitos tentam ser super heróis e põem em prática, gastando enormes esforços e tempo.
Encontrar soluções simples na maioria das vezes é mais difícil de obter, mesmo que depois de encontrada alguns chegam a dizer que era óbvio. Tudo se torna óbvio até que alguém consiga dizer ou achar tal solução, que até então era algo obscuro e de grade complexidade.
Mas por que será tão complicado achar soluções simples?
Talvez porque grande maioria das pessoas pense pouco sobre os problemas, tomando ação a primeira idéia que lhes vêm à cabeça, que na maioria das vezes é a mais complexa de por em prática, achando que estão perdendo tempo pensando e debulhando mais os problemas para encontrar soluções mais práticas.
Isto sem contar às pessoas que seguem o ditado “Para que simplificar se posso complicar?”, que nestes casos, muitos acham que dificultando as coisas, as mesmas tomarão maior importância, do que se fossem simples, todos achariam banais e óbvios.
Tenha em mente que quanto mais simples forem as atividades e soluções, maior será a produtividade na execução, o que gera economia de recursos.

Até quando vai continuar a executar sem planejar?!?

A ansiedade em ver resultados em curto prazo e principalmente “mostrar serviço”, faz com que muitos gestores tenham pressa na execução das atividades, mesmo sabendo da grande importância do planejamento, preferem arriscar a implantação e ter correções do que ficar pensando no plano, pois acreditam que estar parado planejando, estará perdendo o precioso tempo.
Sendo assim, vemos muitas ações sendo definidas de forma informal, sem qualquer documentação, afinal documento para estes gestores é pura burocracia. Mas quando se deparam com os problemas, que praticamente eram certos, ficam nervosos com o estouro de prazos e principalmente os retrabalhos.
No planejamento quanto melhor for o detalhamento das necessidades a serem atendidas, dos objetivos a serem alcançados e dos resultados esperados, de forma documentada, melhor será o entendimento por todos os envolvidos para que trabalhem de forma alinhada.
Esta documentação deve ser feita na forma de declaração de escopo e principalmente no plano de gerenciamento do projeto. Definindo assim todos os pontos a serem abordados em um projeto, mesmo que de curta duração. Além de possibilitar um legado de conhecimento como lições aprendidas para os próximos projetos.

Não apenas promova as pessoas de cargo!!!

Apesar de todo mundo querer crescer na empresa, muitas vezes as pessoas são escolhidas para assumirem um cargo de gerente ou até mesmo de supervisor, sem o menor preparo, sendo assim acabam queimando sua imagem perante a organização, parecendo muitas vezes incompetentes, mas no final das contas a própria empresa não deu as diretrizes para desenvolver seu trabalho e nem sequer preparou a pessoa para esta promoção ou a equipe para receber o novo gestor.
Uma analogia para esta situação seria como jogar uma lagosta em uma panela quente e esperar que a mesma saia viva de lá, o máximo que vai acontecer é escutar um ligeiro “Shhhhhh”. Assim acontece com estes colaboradores que são “jogados” em posições de gestão sem experiências anteriores.
Para não “cozinhar suas lagostas”, lembre-se que mesmo sendo um novo gestor o mesmo precisará de diretrizes para dar seus primeiros passos, acompanhe o mesmo de acordo com sua curva de aprendizado. Os resultados após este período serão muito mais satisfatórios para organização. Este preparo de colaboradores para poderem galgar novas posições cada vez mais é uma preocupação das empresas que começam a investir em processos de coaching e mentoring, que visam preparar pessoas chaves a serem difusoras de informação e preparo dos demais, sejam através de treinamentos ou até mesmo conselhos.
Com isto seus colaboradores poderão crescer gradativamente e estarem preparados para futuras promoções, conhecendo principalmente técnicas gerenciais.

Não dê asas às fofocas!!!

Cartazes em flanelógrafos, notícia na Intranet e reuniões são ações que consomem muito tempo visando disseminar as informações da administração para todas as áreas da organização. Porém nenhuma delas é tão eficiente quanto à rádio “peão”, aquela velha transmissão boca a boca.
O grande problema é que esta rádio geralmente deturpa as informações e na maioria das vezes transmite apenas fofocas. Estas que são extremamente nocivas num ambiente corporativo, pois em geral denigrem a imagem de alguém ou passa uma notícia que leva todos ao desespero, como por exemplo, corte de pessoal, na qual todos ficam sabendo antes mesmo de qualquer gestor citar qualquer possibilidade.
Para evitar que esta rádio ganhe força, todo gestor deve prezar pela transparência e principalmente estar comprometido com a democratização das informações na organização. Além disto, deve mitigar todas as fofocas, não dando atenção para as mesmas, evitando assim que aquelas pessoas “leva e trás” sintam que fazendo estas fofocas ao gestor estão sendo importantes ao invés de fazer seu trabalho.

Sua equipe confia e respeita em sua liderança?!?

Confiança e Respeito da equipe.
Estas são as duas primeiras conquistas que todo gestor deve conseguir, seja por estar com uma nova equipe ou estar em uma nova empresa. Pois a maioria das pessoas é reativa ao “novo” e preferem ficar em sua “zona de conforto”, criando assim uma barreira em torna delas.
Não adianta querer impor o poder ou o medo nas pessoas, querendo mostrar quem é o chefe ou quem paga seus salários, pois apesar delas fazerem o que o gestor quer, não haverá um clima de cooperação e participação dos subordinados, não havendo pro atividade em tomar ações para melhorar o trabalho ou a qualidade dos resultados.
A maioria dos gestores consegue este respeito pelo seu carisma e empatia com as pessoas que fazem parte desta nova equipe, estes geralmente são extrovertidos e consegue se comunicar muito bem.
Mas o que fazer quando não somos carismáticos? Fazer cursos de oratória?
Acredito que não, pois além do carisma, as pessoas respeitam conhecimento e ética, sendo que o gestor pode conquistar demonstrando conhecimentos sobre a área pela experiência profissional ou então conquistar a todos demonstrando humildade em sua postura e total ética em relação à participação de todos.
Conheça primeiro quais são seus pontos fortes, seja o carisma ou o conhecimento, desenvolva-os ao máximo, para que estes consigam sobressair aos seus defeitos e principalmente mantenha sempre ética em relação aos seus subordinados. Estes são pontos fundamentais para os líderes que as empresas buscam hoje em dia.

Afinal qual a função deste cargo?!?

Antigamente as crianças tinham poucas opções que lhe vinham na cabeça como querer ser engenheiro, médico, advogado ou então virava padre / freira, pois sabiam o que cada uma das profissões fazia. Atualmente cada vez mais as empresas criam de forma criativa nomenclaturas de cargos, isto sem contar os níveis dos planos de carreira.
Consegue imaginar uma criança dizendo que ela quando crescer quer ser um subgerente auxiliar de programação e controle de insumos trainee nível I ??? Se já é difícil entender o que este cargo realmente faz???
Mas para as empresas estas nomenclaturas sempre estão associadas à atividade macro do colaborador, porém ao mesmo tempo vêm dificultando definições básicas como a descrição destes cargos e as competências necessárias para exercer tal atividade. O que muitas vezes acaba sendo feito é a descrição das competências das pessoas que estão no cargo, não visualizando possíveis necessidades de treinamento ou dificultando a substituição deste colaborador, já que na descrição em termos de formação acadêmica, ficam os cursos daquela pessoa no banco de dados. Sem contar que muitas vezes não ficam claras as responsabilidades e atividades das pessoas, principalmente em cargos novos criados. Por este motivo, as empresas de recrutamento têm dificuldade em encontrar as pessoas com aquele perfil definido na descrição passada pela empresa, que ao invés de procurar pessoas que tenham competências para exercer a função, acabam procurando quase que clones do antigo colaborador.
Enquanto não houver as descrições sobre habilidades e conhecimentos necessários para função, visando identificar necessidades de capacitação, sempre os cargos serão personalizados. Um dos requisitos da ISO 9001 é justamente a definição das competências, que está além de uma descrição básica de atividades, como é feito em muitas empresas, para ter uma avaliação sistemática de capacitações dos colaboradores para todas as atividades da organização.

Qual a necessidade da documentação?!?

Procedimentos, instruções de trabalho e tantas outras documentações são importantes para realizar o treinamento de modo eficaz junto aos novos colaboradores ou novos na função.
Porém muitas organizações não têm seus procedimentos documentados ou não os segue, o que possibilita treinamentos informais, principalmente na área operacional em que a prática é colocar a pessoa novata ao lado de uma pessoa mais experiente.
O grande problema destes treinamentos informais é a falta de sistemática no repasse das informações, em que uma pessoa experiente pode num treinamento lembrar algumas informações e esquecer outras, nunca passando o treinamento por completo.
Outra questão relevante desta informalidade é a falta de comprovação do treinamento realizado sobre os procedimentos atualizados, pois por não haver um documento controlado em versões, pode haver procedimentos obsoletos sendo repassados nestes treinamentos.
Para muitos esta documentação é pura burocracia, mas é de suma importância, para que haja comprometimento dos envolvidos na operação sobre as atividades a serem executadas, pois na informalidade o colaborador pode dizer que entendeu diferente do que disseram.
Os documentos devem ser “vivos” e sempre atualizados, evitando que haja o documento que ninguém siga, tornando apenas um monte de papel sem utilidade. Vemos isto em muitas organizações que apenas registram os treinamentos nos procedimentos, apenas pela leitura dos mesmos pelos novatos, sem haver o cuidado no repasse das informações, usando até procedimentos obsoletos, somente para cumprir um protocolo.

Conheça os fatores ambientais corporativos!!!

Para evitar transtornos, mal entendidos e principalmente dor de cabeça, conheça todos os fatores ambientais e ativos organizacionais da empresa.
Este é uma das entradas mais comuns a quase todos os processos descritos no PMBoK, no qual é de suma importância conhecer como são os fatores da empresa que influenciam na condução de um projeto, pois de acordo com a estrutura organizacional, o gerente de projeto pode ter maior ou menor autoridade.
Conhecer o organograma da empresa, os procedimentos existentes, as normas regulatórias, modelos de documentos e se possível registro de lições aprendidas, são muito úteis para se situar e saber como conduzir o projeto. Principalmente em empresas familiares, um dos fatores ambientais a serem descobertos são as relações de parentesco.
Mas do mesmo jeito é quando se recoloca em uma nova empresa, em que precisa conhecer as pessoas e ouvir sempre é bom, para que possa construir sua opinião, antes de tomar decisões ou ações erradas, que podem ser difíceis de serem consertadas.

Trabalhar com meta é bom?!? Será?!?

Nas áreas operacionais e produtivas sempre há metas, porém o modo de trabalhar as mesmas perante as equipes é de suma importância, pois podem ocorrer duas situações: uma na qual a equipe se vê pressionada pelas metas, de modo quase sufocante, enquanto na outra as equipes são estimuladas pelas metas, por verem desafios a serem superados. Esta visão depende exclusivamente de como o gestor coloca para suas equipes o modo de trabalhar as metas.
Quando o gestor trabalha somente pelo lado de atingir a qualquer custo as metas, mesmo tendo que sacrificar a equipe, isto gera muito desgastes, além de gerar desmotivação e repúdio pelas metas.
Porém quando o gestor consegue trabalhar o lado lúdico das metas, como se fosse um jogo, todas as pessoas se motivam, pois enxergam os desafios e tentam sempre superar os mesmos. Mas criar este ambiente, como se fosse uma olimpíada, é algo a ser duramente trabalhada.
Infelizmente me lembro de um comentário na última olimpíada durante os jogos, que diziam que muitos desportistas estavam felizes somente por participar e não estarem vendo os jogos como desafios e darem o máximo.
Assim pode ocorrer com as metas, caso não saiba manter este clima, em que a equipe com o tempo pode não ver mais motivação no jogo, para isto é necessário sempre uma injeção de animo.
Nas áreas produtivas, a empolgação é nítida quando vêem ganhos em sua produtividade, porém a maior dificuldade é conseguir implantar este jogo nas áreas administrativas, por que muitos consideram difícil mensurar seus trabalhos “mentais”.
Trabalhar com metas consegue demonstrar de forma mais clara todos os esforços empreendidos em seu trabalho.

Democracia na tomada de decisão?!?

A participação de todos os envolvidos nas decisões aumenta consideravelmente o comprometimento de todos nas deliberações feitas nas reuniões seja de alinhamento ou mesmo de inicio de projeto.
Porém quanto mais democrática for a tomada de decisão, maior será o número de reuniões a serem feitas e comitês responsáveis a serem formados. Isto muitas vezes aumenta o tempo para as decisões e geralmente engessa os processos rotineiros.
Estas decisões em conjunto levam mais tempo, pois é necessário um consenso entre a maioria dos participantes e possibilita a falta de confiança nos gestores em tomar decisões imediatas para problemas de alto grau de risco para o negócio, sem contar que muitos se acomodam na situação, se escorando nos demais para tomar as decisões.
Portanto é preciso saber balancear entre as decisões que precisam ser feitas por uma só pessoa, no caso o gestor, e aquelas que precisam de outras pessoas para decidir. Este balanceamento deve estar associado ao grau de rotina da atividade que será atingida e principalmente o grau de envolvimento e comprometimento necessário para a atividade ser resolvida.

Não tente centralizar as informações!!!

A insegurança de muitos gestores se reflete na centralização de informações, isto ocorre por diversos motivos como a falta de confiança em sua equipe ou mesmo a falta de habilidade em delegar as responsabilidades, gerando muito stress para os mesmos.
Existem diversos gestores que querem controlar todos e principalmente suas atividades, querendo saber tudo o que se passa no setor nos mínimos detalhes. Alguns se beneficiam da geração de conflitos entre os colaboradores, fazendo com que todas as desavenças cheguem ao seu conhecimento, por um lado, ele consegue todas as informações de todos os pontos de vista, mas em contrapartida põe em risco todo o trabalho de equipe, pois terás uma equipe desagregada.
Sem contar que muitas vezes as tomadas de decisão centralizadas tornam os processos totalmente engessados, pois sempre dependerão apenas de uma pessoa.
Para alguns esta sensação de sempre estar sendo solicitado demonstra sua importância na organização, confortando assim seu ego. Porém existe um preço, que é justamente estar se preocupando com problemas operacionais o tempo todo, que se houvesse delegação, poderia ter mais tempo para suas atividades gerenciais.
Aprenda a delegar as responsabilidades, mas para isto é preciso conhecer o grau de maturidade de cada colaborador, assim acompanhar aqueles que ainda estão engatinhando até que possa deixá-los andar com seus próprios pés, este seria o papel fundamental de todo líder de equipe.

Ouvir a opinião dos outros?!? Será mesmo?!?

Minha gestão é de portas abertas!!!

Alguém já viu algum gestor usar um slogan deste? Na maioria das vezes as portas estão abertas, mas as mentes fechadas para qualquer questionamento ou novas idéias. Que no final das contas fica claro que as portas estão abertas para quem quiser ir embora.
Os gestores em suas reuniões com a equipe têm por obrigação criar um clima de colaboração, que permita a todos que possam se expressar, pois nestas reuniões são as que geralmente proporcionam as melhores soluções.
O problema é que vemos muitos dizerem que querem escutar, mas a qualquer palavra estão totalmente reativos e críticos, criando assim medo por parte dos participantes em dizer qualquer coisa. Esta situação faz com que os colaboradores congelem suas mentes nas reuniões e fiquem apenas com “cara de paisagem” torcendo para que não seja notado e assim questionado a comentar sobre alguma coisa.
Quebrar este gelo é algo extremamente difícil depois de criado a imagem perante os colaboradores, será um trabalho de reconquistar a confiança de todos, que leva meses ou anos, por causa de uma reunião mal conduzida de minutos ou horas.
Ter a colaboração efetiva de todos é baseado muito na confiança de ambas as partes, além de um entrosamento de trabalho de equipe.

Se você é gestor, dê o exemplo!!!

O gestor que quer ter pessoas seguindo suas palavras, em primeiro lugar deve dar o exemplo. Para que não tenham que seguir o ditado: “Faça o que eu digo e não faça o que eu faço!!!”.
Então para que não seja visto como uma pessoa que somente quer impor regras, às quais esteja se considerando quase um “deus”, pois está acima desta regulamentação, o que pode gerar uma descrença por parte dos “meros mortais”.
Muitas vezes vemos operadores e até supervisores serem chamados para uma advertência por não utilizar os equipamentos de segurança ao transitar na empresa, sendo que gerentes e diretores sequer usam tais equipamentos ao fazer sua “ronda”.
Certa vez vi um técnico de segurança tomar uma bronca na frente de todos por um diretor, somente por que o mesmo tentou lembrá-lo de usar os equipamentos de segurança. Alguns até brincavam dizendo que a alta direção se considerava tão divina, que não estava correndo risco algum.
“Seja o primeiro a seguir as regras, para que possa cobrar a todos sobre as mesmas”.

Descreva bem as Não conformidades!!!

Nada adianta realizar uma auditoria interna que cumpra todos os prazos, mas que não gere nenhum resultado para melhorar o desempenho da organização.
Muitos se preocupam mais com o planejamento das datas e horários das realizações das auditorias e seu cumprimento a risca, do que propriamente o eu está sendo feito durante estas atividades. O grande foco de uma auditoria não é encontrar problemas, pelo contrário, é conseguir identificar a conformidade de seu sistema de gestão e principalmente perceber pontos de melhoria ao processo, visando melhores resultados para o crescimento da organização.
E para que estas verificações sejam proveitosas, os relatórios devem ser ricos em informações, principalmente quando detectada qualquer desvio do sistema, que todos conhecem por não conformidades, exigem um grau de detalhamento das observações realizadas, que são simplesmente as constatações e evidências objetivas.
O problema é que vemos muitos relatórios contendo informações pobres e que muitas vezes fica difícil até de identificar o que realmente foi detectado, o que gera maior dificuldade ainda em investigar as causas raízes e tomar as ações corretivas.
Ao descrever as não conformidades, inclua o máximo de informações possível, para que qualquer pessoa ao ler consiga visualizar o que foi visto na auditoria, e se possível conseguir reproduzir tal problema.

Pilhas e pilhas de relatórios?!?

Relatórios e mais relatórios, pilhas e pilhas de papéis com dados, caixas de e-mail super lotadas com informações gerenciais, tudo isto ao custo de horas e horas de compilação de dados, em geral manuais feitas em planilhas, para atender uma requisição de um gestor que nem sequer lê os mesmos e apenas apaga os e-mails sem abrir.
Você já presenciou algo do tipo?
Ou mesmo ver pessoas correndo para entregar as informações no prazo estipulado e depois nenhuma ação ser definida sobre os dados enviados? Ou ter a sensação de que aquilo não serve para nada, a não ser cobrança por não ter sido entregue?
Pois é, parece que muitos gestores para ocuparem seus subordinados, definem um monte de relatórios gerenciais com inúmeros indicadores, e mal conseguem ler ou analisar.
Relatórios gerenciais têm por finalidade suprir de informações compiladas para que o gestor possa tomar as decisões de modo mais ágil e acompanhar os resultados destas ações, verificando principalmente sua eficácia.
Para que estes indicadores sejam o mais compacto possível, os mesmos devem ser desdobrados dos objetivos da organização, seja da política de qualidade ou da visão da empresa.
Uma das ferramentas muito utilizadas para gerar estas informações de modo alinhado é o Balanced Score Card (BSC) ou senão realizar uma administração por objetivos / diretrizes. Qualquer que seja a ferramenta, a organização deve alinhar todos seus setores em seu planejamento estratégico.
Enxugue todos os relatórios e apenas solicite aqueles que lhe trarão as informações sobre seus processos em relação às metas da organização.

Vai Mapear algum processo?!?

Uma das principais abordagens em todo sistema de gestão é a abordagem por processos, nos quais é necessário ao gestor enxergar todo seu trabalho como um grande processo formado pelas diversas atividades que contém dependências, entradas e saídas.

Geralmente quando visamos mapear um processo, a melhor forma de demonstrá-lo de forma gráfica é utilizar um fluxograma, porém ao procurarmos bibliografia a respeito destes fluxos, existem diversas maneiras de serem feitas. Aproveito para indicar um e-book feito sobre o assunto (Fluxogramas de Processo – Como Fazer passo a passo por Ronaldo Costa do Qualiblog), que mostra de modo prático como confeccioná-los.
Mas para todo profissional que pretende mapear um processo, deve ter em mente que esta ferramenta é um ótimo meio de identificar melhorias em suas atividades, visando não somente visualizar os pontos críticos, mas como as inter-relações de todos os processos de sua empresa. Mas também é preciso que a alta direção esteja engajada na busca de melhorias, pois senão todo este trabalho somente gerará um calhamaço de desenhos que ninguém vai utilizá-lo. Portanto antes de iniciar este tipo de trabalho defina claramente para quais fins serão utilizados os fluxogramas e quem são os patrocinadores para este trabalho que realizarão as aprovações de mudanças de melhoria.

Como é a integração de novos colaboradores?!?

Em quantas empresas já não observamos pessoas com “cara de paisagem” esperando alguma atividade, principalmente nas primeiras semanas em novo emprego ou entrando numa equipe de projeto?
Geralmente precisamos de pessoas para suprir toda demanda de trabalho que nos atola e torna nossos dias curtos, porém sempre que as pessoas são encontradas e são inseridas na equipe, na maioria das vezes não têm a devida integração ao trabalho a ser realizado, ficando muitas vezes aguardando os direcionamentos ou mesmo se sentindo apenas um enfeite na sala, até que se reclama da falta de atividade e o mesmo é atolado como os demais sem o devido preparo, gerando stress e desmotivação em alguns casos.
Sempre que procuramos novos integrantes, devemos não somente definir seu perfil e suas competências, mas planejar de forma adequada para que o mesmo se integre aos poucos e aproveite todo o tempo disponível para realizar sua “curva de aprendizado”.
Infelizmente muitas empresas não enxergam os benefícios de um treinamento de integração, realizando apenas o trivial, mostrando apenas regras de conduta, apresentando superficialmente os setores e depois jogando cada um em seu devido setor, sem levar em conta o tempo de adaptação.
Pior ainda acontece quando sequer a pessoa é adaptada e precisa ficar buscando atividades, visando mostrar suas competências, que na maioria das vezes desperdiça em atividades que nem sempre sois vistas pela alta direção como imagina.
Planeje a integração de todos os integrantes de seu setor, visando à melhor adaptação dos novos componentes para uma melhor produtividade e motivação.

(Figura- Fonte: Worth1000 – postado por fabfella10)

Você depende somente dos Softwares?

Para gerenciarmos projetos contamos atualmente com diversas ferramentas que facilitam o trabalho como softwares específicos para planejar a estrutura analítica do projeto até o cronograma.
Mas muitas pessoas acabam escravas destes softwares, não conseguindo trabalhar e nem desenvolver suas atividades sem os mesmos, ficando completamente paralisados ao se deparar com um local de trabalho que não dispõe dos recursos que consideram básicos.
Gerenciar não é somente fazer um gráfico “bonitinho” e sim saber monitorar as atividades e garantir que os resultados do projeto sejam alcançados, principalmente tomando as ações corretivas para quaisquer desvios identificados.
Assim como já foi dito em outro post chamado The PMP Kid neste blog, fazendo uma paródia da frase de Sr. Miyagi
Não seja escravo das ferramentas de informática e saiba se adaptar aos recursos que estão disponíveis.

Existem Consultorias e Consultorias....

O mercado consumidor cada vez mais exigente e suas necessidades mudando quase a toda hora fazem com que muitas empresas se adaptem de forma mais ligeira para sair na frente no mercado e para conseguir isto é necessário “know how”, que pode levar muito tempo para uma empresa adquirir por conta própria e por este motivo procuram os serviços especializados de consultorias para conseguir justamente o conhecimento necessário para atender os clientes de forma satisfatória.

Porém este caminho tornou em muitos empresários, a maneira mais fácil de implantar sistemas de gestão seja de qualidade ou de projetos por pessoas que já tiveram experiência na área, sem levar em conta as competências de sua própria equipe, apostando somente no que vêm de fora e tornando os seus colaboradores meros coadjuvantes na implantação da gestão na empresa.
Deve haver muito cuidado na contratação das consultorias, pois muitas apenas trazem modelos pré-elaborados e tentam impor aos processos da empresa, sem levar em conta um ponto importante, que são os fatores ambientais da empresa. E assim tentar a “força” cobrar dos colaboradores que os mesmos implantem do modo que os consultores estão definindo. O que gera muitas vezes colaboradores desmotivados e o trabalho emperrado, sendo caracterizado pelas reuniões em que a consultoria culpa sempre a falta de cooperação da empresa.
As excelentes consultorias que encontramos, geralmente induzem e envolvem a equipe de colaboradores para que todos participem proativamente na implantação, não dando as soluções prontas, mas direcionando a equipe para que as mesmas encontrem as respostas. Seria mais ou menos como um trabalho de professor particular, no qual o importante é repassar o conhecimento e não resolver os problemas para o aluno apenas assistir e depois ficar repetindo.

Você sofre de "Parálise" ?!?

Qualquer sistema de gestão é baseado no ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), que foi difundido pelo Deming no Japão, baseado no Modelo de Shewhart, mas muitos têm dificuldade em fazer com que este ciclo “gire”, principalmente por que emperram no “A” de ação, por diversos motivos.
Umas das grandes dificuldades em tomar as devidas ações sejam preventivas ou corretivas, é justamente identificar as causas raízes das não conformidades detectadas, para isto existem ferramentas como o diagrama de Ishikawa ou a metodologia “8D”, que geralmente são aplicadas em uma reunião de “Brainstorming” e com a técnica dos “5 por quês”, para conseguir realmente chegar ao fundo nas investigações.
O problema é quando a equipe sofre uma “parálise” (jargão que une a “paralisia” na “análise”), que fica numa análise sem fim, sem conseguir definir sequer uma ação a ser tomada. Para isto, lembre de “girar” o ciclo: planejando as ações, executando e verificando os impactos, para então tomar outras ações.
Mas existe um contra ponto que deve ser evitar, a tomada de ações sobre causas visíveis, mas que não são as causas raízes, que geram muitas vezes ações sem resultados, como aquelas que muitos utilizam para sanar as não conformidades como “realização de treinamento”.
Tenha sempre em mente o prazo para se dedicar a análise e para executá-las, assim nem estará tomando ações impensadas e nem estará em sua “paralise”.

Tanto esforço pra quê?!?

Quantas vezes alguém já se perguntou: Por que ninguém reconhece meu esforço?

Muitas vezes nos dedicamos horas e horas em atividades, muitas vezes burocráticas e que não agregam valor nenhum ao cliente final. Então por que perdemos tempo nestas atividades?
Em muitas empresas vemos atividades como estas, que geralmente são feitas por um paradigma criado: Sempre foi assim. E sempre que alguém questiona o motivo de tal atividade, a mesma resposta é feita e imposta que seja aceita, assim continuamos neste circulo vicioso.
Atividades como esta são percebidas facilmente, quando vemos pessoas digitando paginas e páginas de relatórios, que precisam ser entregues, mesmo sabendo que ninguém os lê e nem sabendo o motivo para tal relatório.
Relatórios gerenciais podem ser feitos de diversas maneiras, cruzando inúmeras informações, mas se os gestores não tomam decisões factuais, ou seja, baseada em fatos que geralmente estão descritos em tais relatórios, apenas teremos atividades burocráticas.
Todo gestor deve analisar as informações necessárias para seu dia a dia para resoluções de planos de ação, seja para corrigir algo ou prevenir um potencial problema, e então definir quais relatórios são necessários e sua periodicidade.

Declare a Missão e Visão da empresa!!!

Os empresários fundadores das empresas têm por característica seu empreendedorismo, mas principalmente por ser um visionário e conseguir enxergar passos futuros para que seu empreendimento seja um sucesso.
Mas para que sua empresa caminhe de acordo com suas projeções, necessita de estratégias coerentes com suas aspirações e para isto são realizados os planejamentos estratégicos, nos quais são definidas: A Visão e a Missão da empresa, que devem ser difundidas em todos os níveis hierárquicos.
Com estes dois elementos declarados, todos os colaboradores entenderão para onde devem focar seus esforços, estando todos andando em busca dos mesmos objetivos para a organização.
Porém muitas empresas acabam declarando ambições além de seu horizonte, podendo criar um clima de insegurança entre os colaboradores que não acreditam na visão descrita, achando às vezes um sonho lunático. Por isto deve haver um cuidado na definição destes itens para que todos compartilhem com o sonho do empresário, não sendo muito megalomaníaco e nem ser muito pessimista.
A partir da visão e da missão são desenvolvidas todas as políticas da empresa como a Política de RH, Política de Qualidade, Política de TI, entre outras, que deverão estar alinhadas e comprometidas com os resultados, através de indicadores de desempenho, que são desdobradas dos objetivos de cada política.

Melhoria Contínua depende de todos

Como falamos no post anterior sobre as “Salas de Justiça”, muitas empresas que formam estas salas sem perceber que centralizam as informações e decisões sobre algumas pessoas, esperando que as mesmas sejam super heróis para salvar o dia.
Estas pessoas acabam se concentrando em setores como de projetos ou de qualidade, sempre achando que só eles conseguem com sua visão além do alcance, identificar os problemas ou não conformidades, principalmente através de auditorias no sistema de gestão.
Porém as auditorias são feitas por amostragem e não conseguem identificar todos os problemas, por isto o envolvimento de todas as pessoas da empresa, ajudam a melhorar o sistema de gestão continuamente de forma mais eficaz, não somente pelas pessoas que estão diretamente nas operações poderem verificar pontos de melhoria, mas também haver maior comprometimento de todos.
Pratique a “gestão de portas abertas” para que todos se sintam a vontade de apontar melhorias na sua empresa e assim gerar um ambiente participativo.

*DGQ = Departamento de Gestão da Qualidade

Você se acha um super herói?!?

Muitos dizem que o gerente de projetos é um super herói, pois cuida de muitas coisas ao mesmo tempo, sejam problemas com atraso de cronograma, estouro do orçamento, entregas de pacotes de má qualidade e resolve tudo sempre no final, como o super homem que sempre salva a pátria contra todos os inimigos.
Mesmo o super homem tem seu ponto fraco que é a Krypitonita, estando sujeito a possíveis falhas, não atendendo ao pedido de socorro de meros mortais. Assim ocorre com os gestores, que têm suas fraquezas também e precisam de uma equipe que o complemente e possa transpor os obstáculos.

Mas assim, muitos gestores acabam formando suas “salas de justiça” para que sejam compostos por outros super heróis como a Mulher Maravilha, acreditando assim que terá uma equipe imbatível, porém acabam se fechando considerando os demais meros mortais indefesos. O que não é verdade, pois todos na empresa têm a contribuir nos projetos, não somente a liga da justiça.

Leia Mais no ótimo texto A Sindrome dos Super-Homens e as Salas de Justiça por Emerson de Pieri

Trabalhar sob pressão?!?

Várias empresas têm em sua cultura o emprego do trabalho sob pressão, tanto que vemos até em anúncios de vagas que se procuram candidatos que aceitem trabalhar nesta condição. O problema é que esta pressão é realizada de forma muitas vezes agressiva através de cobranças em cima de cobranças, sem ao menos dar “ar para o colaborador respirar”, com acompanhamento acirrado.
Uma analogia para esta situação seria a de estar dirigindo um carro à alta velocidade em direção de um poste, com alguém gritando alto em seu ouvido todo tempo, dizendo o que fazer e para onde ir, e principalmente mudando as informações de segundo em segundo. Nesta situação os braços travam, os medos crescem e a pessoa não consegue tomar ação alguma, esperando apenas que o carro bata e faça o estrago. Assim ocorre com as pessoas que estão sob constante pressão, sendo somente cobradas por datas que foram impostas para o término de suas atividades sem serem consultadas.
As cobranças devem ocorrer para um monitoramento eficaz, porém devem ser feitas de modo que demonstre confiança na equipe e não que estejam sendo tratados como “burros” que estão apenas para carregar os fardos e sem pensar ou questionar. A melhor maneira é comprometer as pessoas através de cronograma de atividades cujas datas sejam definidas pelas próprias pessoas.

Cuidas da auto-estima de seus colaboradores?!?

Uma equipe motivada sempre trará melhores resultados a qualquer projeto que estejam inseridos, pois aumenta seu comprometimento, além de fazerem o trabalho com gosto. Mas para isto, todo gestor deve lembrar-se da auto-estima de seus colaboradores, para que recebam os “feed backs”, sejam positivos quanto negativos, lembrando que os pontos fracos devem ser levados de forma construtiva, para que todos possam crescer em equipe.
Para visualizar sempre a auto-estima de seus colaboradores, o gestor precisa desenvolver um pouco o seu lado “psicólogo”, para identificar as aspirações e as necessidades, para que toda palavra de incentivo seja colocada da forma mais correta e diferenciada para cada pessoa, pois muitas vezes o mesmo conselho não atinge da mesma maneira pessoas diferentes.
“Trabalhe em equipe sempre respeitando as individualidades”.

Reunião de Análise Critica: Só para criticar?!?

Em qualquer sistema de gestão eficaz além de um monitoramento efetivo, deve haver periodicamente uma análise crítica sobre o seu próprio sistema, visando identificar os pontos fortes e os pontos fracos, para que sejam definidas ações corretivas e/ou preventivas, visando à melhoria contínua.
Tanto que na norma ISO 9001:2000 o item 5.6 deixa clara a necessidade da realização de uma reunião de análise crítica pela alta direção, para que sejam analisados os resultados e identificar as necessidades, que podem muitas vezes ser investimentos em recursos.
Porém em muitas empresas, estas reuniões, se tornam as reuniões de criticas, que geram discussões improdutivas e principalmente brigas entre gestores que acabam levando para o lado pessoal. Isto por que muitos gestores vejam a palavra “critica” e acreditam que devam sair criticando uns aos outros. Mas não é o foco desta reunião, que conforme a tradução original seria “Business Review”, onde os gestores deveriam fazer uma revisão do próprio negócio para identificar pontos que deveriam ser focados para o crescimento da empresa.
Leia mais no artigo do Ronaldo no Qualiblog: Comentando item 5.6

Evolução depende somente da vontade?!?

Qualquer profissional projeta para sua carreira uma evolução gradativa ao longo do tempo?
A grande maioria com certeza, porém muitos têm mais vontade de crescer do que preparo em si, pensando que somente fazendo seu trabalho correto, será visto por seus superiores e assim ganhar a tão sonhada promoção e acreditando que quando chegar à posição de gestor acontecerá um milagre ou uma mudança espontânea que a tornará de repente numa pessoa diferente com habilidades gerenciais.
Mero sonho, pois para ser um gestor eficaz, é necessário muito preparo, além de fazer suas atividades, outras habilidades serão cobradas como comunicação interpessoal, liderança e principalmente um perfil integrador de equipes, as quais não se conseguem da noite para o dia, somente por sua função ter mudado em seu crachá.
Muitas vezes vemos pessoas sendo promovidas, por serem ótimas especialistas ou por mera política interna, sendo geralmente “jogadas” para o novo cargo sem o menor preparo pelos seus superiores, o que vemos muitas vezes, são as pessoas serem que nem lagostas jogadas à água quente, apenas se queimam e morrem lá.
Todo gestor deve ter em mente que as mudanças de postos requerem uma transição, para não somente preparar o novo gestor promovido, mas a equipe que precisa começar aos poucos enxergar esta nova pessoa como um líder.

Visualizar o mesmo referencial?!?

Mesmo com um ótimo planejamento e delegação das atividades, todo gestor deve sempre se perguntar: “Será que todas as atividades foram bem compreendidas pelos colaboradores?!?”, pois muitas vezes passamos informações do modo que nós entendemos e não enxergamos os possíveis entendimentos que possam ocorrer sobre a delegação de uma atividade.
Num exemplo simples, quando perguntamos a alguém se determinado veículo está indo ou voltando, a resposta depende do referencial, como se diz nas aulas de física, quando aprendemos os conceitos de cinemática. Portanto o referencial deve ser visto por igual a todos os envolvidos para que não haja problemas de comunicação.
Para evitar tais transtornos e desgastes desnecessários, sempre deve ser verificado o grau de maturidade de sua equipe, em relação ás atividades delegadas, para que quanto menor foi o conhecimento ou habilidade, maior deve ser o monitoramento para que tenha certeza de que as ações estejam sendo realizadas conforme o planejado.

Será que vai dar mer....?!?

Durante o planejamento de um projeto, deve ser levando em conta todos os riscos envolvidos na execução. Mas muitos gestores preferem seguir em frente sem mensurar tais riscos e principalmente seus impactos.
Uma grande ferramenta para avaliação dos riscos é o FMEA – Failure Mode and Effects Analysis (Análise de modo e efeito de falhas), que visa identificar todas as possíveis falhas, suas causas, severidade, possibilidade de ocorrência e se existe modo de detecção da mesma.
Muito utilizada pela indústria automobilística, devido a ser um requisito da norma ISO TS 16949, que foi incorporado do manual de fornecedores da FORD. Mas conforme a própria norma sua aplicação efetiva é no projeto, que denominam DFMEA. Ela é mais conhecida entre gestores da qualidade que visam melhorias em processos.
A aplicação desta ferramenta é de extrema importância em gerenciamento de projetos, para que não haja resistência da equipe dizendo que “acho que vai dar merd@” e depois o gestor ter que ouvir: “E deu!”.

Reunião pra que?!?

Em toda empresa, umas das atividades que podemos dizer que é comum, é a realização de reuniões. Sendo que em algumas empresas a quantidade de reuniões é extremamente desgastante, dando muitas vezes a impressão de perda de tempo por parte dos participantes, principalmente naquelas em que saímos apenas com a definição da próxima reunião.

A falta de foco das reuniões geralmente ocorre devido à falta de preparo anterior da mesma por parte do “condutor”, que muitas vezes perde tempo lendo atas anteriores ou relatórios que poderiam ter sido previamente lidos para que no momento haja apenas discussões e definições das ações. Além de gerar desconforto por parte dos membros que ficam com “cara de paisagem” a espera das primeiras deliberações.
Para uma reunião eficaz, deve haver um objetivo definido, para que todos estejam preparados para explanar e discutir idéias. Seria mais produtivo estar na copa tomando um cafezinho e conversando, do que estar numa reunião apenas para um ficar olhando a cara do outro em silêncio.

Não apenas convoque, envolva as pessoas!!!

Para um projeto bem sucedido, não basta apenas um bom planejamento, a execução tem tanta importância quanto às primeiras fases, para isto a formação das equipes é um ponto fundamental. Porém muitos gestores apenas convocam os membros da equipe designando suas atividades de um envolvimento da importância de seus papéis.

Visando uma equipe motivada, é necessário um trabalho de sensibilização junto a cada colaborador, para que haja comprometimento junto ao projeto, evitando que as pessoas sejam arrastadas para compor o quadro e estando no projeto apenas por que “o chefe mandou”.

O envolvimento deve levar em conta as aspirações e habilidades de cada um, para que assim todos visualizem um objetivo único, mesmo que com motivações diferenciadas.

Aprenda com o erro dos outros!!!

Visando obter sucesso na carreira profissional, muitas pessoas procuram se espelhar em grandes executivos, verificando como o mesmo conseguiu chegar lá, muitas vezes tentando copiar seus passos. O mesmo ocorre para resultados de processos, em que as empresas procuram os "benchmarks", as melhores práticas, tentando aplicar o mesmo modelo de processo em seus negócios. Porém tanto para carreira profissional quanto para os processos, nada pode ser copiado na íntegra, pois existem diversos fatores que diferenciam pessoas e empresas.

Por este motivo, processos de "benchmarking" visam identificar as melhores práticas e adaptar ao máximo aos processos de sua organização. Mas neste processo, muitos se esquecem de questionar quais foram às dificuldades encontradas e os casos de insucesso para criação deste modelo, muitas vezes a limitação de recursos pode afetar numa implementação.
Uma das grandes dificuldades é encontrar estes casos de insucesso, pois existe grande resistência pessoa e profissional em aceitar suas “derrotas”, o que gera falta de conhecimento e aprendizado para futuros empreendimentos.
A gestão do conhecimento é uma ferramenta poderosa para que tenhamos informações sobre caminhos que deram certo e outros que deram errados, para evitar novos aprendizados, que poderiam ser adquiridos através dos registros anteriores. Os quais devem ser realizados em uma reunião de lições aprendidas.

Sua equipe vive sem tempo, nem para respirar?!?

Na maioria das empresas, quando se tenta falar com alguém, sempre ouvimos que estão sem tempo ou estão na correria, vivendo para apagar “incêndios” em sua organização, sendo no final das contas apenas “tapadores de buraco”.

Todo gestor deve ter a consciência de que qualquer decisão feita gera impactos diretos e indiretos nas atividades de sua organização, esta avaliação deve ser muito ponderada para identificar os riscos e impactos de quaisquer ações a serem tomadas.
Envolvendo a equipe na tomada de decisões pode além de gerar maior comprometimento, uma análise mais ampla sobre todos os aspectos, aproveitando melhor o talento das pessoas para atividades que gerem mais valor, pois trabalhar em correção é apenas gasto desnecessário para qualquer empresa.
Dependendo da atividade base da empresa, quanto maior o tempo disponível de sua equipe, mais eles terão para refletir sobre melhorias em processos e poder gerar novas soluções para aumentar a produtividade da empresa.

Não me venha com desculpas!!!

Quantas vezes você não deve ter ouvido ou visto alguém dizer isto a algum subordinado?
Isso sem contar as diversas variações para esta mensagem como, por exemplo: “Não me venha com xurumelas” ou “Não quero saber se o pato é macho, quero o ovo”. Tentando deixar claro que os argumentos em relação às dificuldades encontradas para uma execução de atividade com êxito, são meras desculpas esfarrapadas de alguém que é resistente e sem vontade de trabalhar.
Para não aparentar preguiçoso, muitos se jogam em empreitadas, nem sempre planejadas, para realização das atividades com os recursos disponíveis, gerando “gambiarras” e resultados nem um pouco satisfatórios à visão do gestor.
Para delegar uma atividade e poder cobrar, o gestor deve estar ciente de todos os recursos disponíveis e suas limitações em relação ao objetivo a ser alcançado.

“Antes de cobrar as atividades dos demais, tenha certeza que fez o seu papel de gestor para prover os recursos necessários”.

Trabalho em EQUIPE e não EU-QUIPE!!!!

Quem já não ouviu pelo menos uma vez a frase “aquele cobra o escanteio e depois corre para área fazer o gol de cabeça”? Seria uma analogia ao futebol de pessoas que se destacam por estar fazendo todas as atividades. Por um lado demonstra um grande talento, mas por outro pode indicar uma pessoa centralizadora e que não gosta de trabalhar em equipe.
Alguns intitulam estas pessoas de "Eu-quipe", que seria um trocadilho muito inteligente, que demonstra que apenas o “EU” está em evidência.
Mas alguns acreditam que somente assim podem demonstrar seu valor individual e poder crescer profissionalmente. Mero engano, pois esta postura afasta as pessoas, que consideram geralmente pura arrogância, ficando assim isolado e percebendo depois de várias “cabeçadas” que precisamos de ajuda e apoio para construirmos projetos de sucesso.
O trabalho em equipe não está em se destacar dos demais e sim conseguir somar suas habilidades ao grupo e poder confiar no grupo para que cubram suas próprias deficiências.

O que falta para ser competente?!?

Muitos profissionais se preparam durante anos e anos, investindo em cursos de curta duração, graduação e especializações, visando aumentar seus conhecimentos para se preparar para novos desafios e conseqüentemente assumir posições gerenciais.
O momento crucial para demonstrar sua postura gerencial é na hora das decisões, neste momento que se vê muitos gestores se escondendo ou delegando a decisão para outros, demonstrando que não estavam preparados para assumir estes cargos pela falta de atitude.
Talvez uma carência de muitos gestores é que os cursos acadêmicos lhe dão conhecimentos, o passar dos anos numa empresa lhe dão habilidades, mas a atitude não é aprendida e nem adquirida ao longo do tempo, tudo depende das características da própria pessoa, para poder caracterizar uma profissional competente.

“Competência depende dos conhecimentos, habilidades e atitude”

Por que deixamos tudo para última hora?!?

Correria em “shopping centers”, desespero em lojas, escolhas alucinadas de presentes, este cenário é muito conhecido em vésperas de feriados “comerciais”, que envolvem a troca de presentes como Natal, Dia das mães, Dia dos pais, entre outros. Tudo causado por deixar as atividades para última hora. Alguns podem achar que a adrenalina é excelente para estes momentos e muda o cotidiano, tornando um dia extremamente dinâmico.

Assim acontece também com muitas atividades nas empresas, seja a elaboração de uma apresentação ou consolidação de um relatório, sempre as pessoas vão priorizando outras atividades, deixando sempre na eminência de entrega para finalizar.

Como gestor, a utilização de cronogramas deve ser para balizamento do andamento de suas atividades e não somente marcar as datas de entrega, esperando que todos se matem apenas nas vésperas de entrega, gerando assim atividades sem revisão ou análise. Isto faz com que haja inúmeros retrabalhos desnecessários por atividades feitas na correria, assim como vemos muitos presentes serem trocados após as datas comemorativas por não atender o presenteado, os resultados também podem não ser satisfatórios quando feitos na pressa.

Não espere a desgraça, tome ação preventiva!!!

Você é uma pessoa proativa ou reativa?
Este é um atributo pessoal muito procurado pelas empresas, visando pessoas que estejam sempre procurando evitar problemas do que ter que estar atolados em atividades para corrigir defeitos.
Infelizmente muitos sistemas de gestão demonstram uma característica mais reativa aos problemas encontrados no cotidiano, seja um atraso no cronograma ou erros ocasionados devido aos processos mal definidos. Sendo assim, temos mais correções do que prevenções nos processos tanto produtivos quanto administrativos.
Ações corretivas visam identificar não conformidades (ou problemas) em potencial, ou seja, aquelas que não aconteceram ainda, mas segundo tendência em indicadores existe grande probabilidade de acontecer seja imediatamente ou num futuro próximo.

“Não espere acontecer o problema para depois ter que se justificar, tome ações preventivas para evitar transtornos futuros”.

Gestor deve ter medo do Auditor?!?

Por que muitas empresas ainda temem uma auditoria de sistema de gestão?!?
As auditorias são ferramentas riquíssimas para a gestão, pois determinam boas práticas para a mesma. Porém muitos que tentam implementar um sistema de gestão baseada numa norma como a ISO 9000, ficam no básico dos requisitos estipulados na ISO 9001, em vez de aplicar as diretrizes descritas na ISO 9004 para busca da melhoria contínua.
Sendo assim, muitas empresas em vez de utilizar as auditorias como ferramentas de valor agregado para os negócios, utilizam a mesma somente para conformidade, tornando seus sistemas somente "bur(r)ocráticos" sem conseguir extrair as boas práticas dos mesmos, isso é claramente visto na época de auditorias que muitos começam a correr para atualização de documentos e registros, que deveriam ser utilizados para dirigir e controlar seus processos.
Um bom gestor deve, no mínimo, aplicar os requisitos para um gerenciamento de seu processo, mas para obter resultados, serão necessários esforços e utilizar o sistema na íntegra.

Declaração de Escopo: Burocracia?!?

Alcançar os resultados nas atividades ou nos projetos, como muitos falam incansavelmente: “Depende muito do Planejamento”, para que sejam definidos os prazos, os recursos, os critérios de qualidade, as interfaces, entre outras necessidades, que facilitam a visão do gestor para o efetivo monitoramento, além de evitar que as pessoas comecem, às pressas, executar atividades desnecessárias ou de forma incorreta, gerando posteriores retrabalhos.

Mas um bom planejamento somente é realizado quando são claras as responsabilidades, as premissas e as restrições. E para que todos os envolvidos tenham o mesmo entendimento sobre estes requisitos, visando uma comunicação eficaz, a melhor ferramenta é a Declaração de Escopo.

O grande problema é que muitos gestores têm uma concepção de burocracia sobre um documento deste, achando que o mesmo engessa todo planejamento e acreditando que o mesmo é estático. Um grande erro, pois assim como o planejamento, o escopo deve ser dinâmico, visando definir e esclarecer a todos os interessados quais serão os objetivos e as limitações dos projetos, podendo ser alterado com os devidos controles. Quanto maior o detalhamento do escopo, menor a possibilidade de um planejamento incorreto que produza um resultado que não atenda as aspirações dos interessados.

Apenas Responsabilidades e Sem Recompensa

Temos em todas as empresas a realização de vários projetos, seja de desenvolvimento de novos produtos para atender um novo nicho do mercado, ou de automação industrial visando redução dos custos operacionais juntamente com aumento de produtividade ou projetos de melhoria visando aumento da qualidade tanto dos processos quanto nos produtos. Estes projetos têm uma característica em comum, todos têm grande importância para a sobrevivência da empresa.
E para garantir a conclusão deste projeto, é necessário comprometimento de toda equipe para com o projeto, mesmo sendo necessários esforços extras. A sensibilização dos envolvidos dependerá dos fatores de motivação individuais, pois alguns se motivam com aumento salarial, porém outros se motivariam mais com reconhecimento e prestígio.

Mas alguns gestores informam a equipe que se o projeto for sucesso, todos apenas manterão seus empregos, mas ao falhar todos estão demitidos. A sobrevivência na empresa não é motivação para o comprometimento, pois esta instabilidade, faz com que as pessoas foquem apenas em sua situação do que no projeto, sendo assim ao invés de procurar fazer o máximo para completarem as atividades, estarão procurando outras oportunidades no mercado.

ACORDA!!! ACORDA!!! ACORDA!!!

A rotina torna muitas vezes nosso cotidiano entediante, acabando com a motivação diária e sem entender as causas, ficamos cansados praticamente esgotados. Então seguimos em nossas atividades com uma sonolência mental incessante, realizando-as de forma mecânica, sem refletir sobre o que fazemos ou como fazer de modo melhor, nos mantendo numa zona de conforto extremamente delimitada.

Com o mercado cada vez mais competitivo, não podemos ficar “dormindo no ponto”, esperando que apenas fazendo o “arroz com feijão” será o suficiente. Precisamos sair de nossa “cama confortável” e enfrentar os desafios que se encontram além do trivial. Mas infelizmente muitos precisam de uma “pancada” para conseguirem sair de seu estado mental de sono profundo, fazendo com que no desespero tomem as ações, que nem sempre resolvem a situação por falta de tempo para um planejamento, que poderia ter sido feito adequadamente se fosse realizado antes do “baque” tomado.

“Não fique somente na rotina, apesar de ser mais cômodo, procure sempre melhorias no seu trabalho, para não ter que fazer correndo suas atividades, por ter acordado somente agora”.

Necessidade do cliente?!?

Com o mercado cada vez mais competitivo e agressivo, as empresas começaram a enxergar uma grande necessidade de cada vez mais reduzir seus custos e otimizar sua produção para atender os preços ditados pelo consumidor. Investindo assim em sistemas gerenciais de custos e gestão da qualidade.
Porém inicialmente visto até na norma ISO 9000 versão 1994, a preocupação era somente com seus processos internos, olhando apenas para seus “umbigos”, não garantindo assim o crescimento do volume de vendas e tão pouco a sobrevivência da empresa.
Então com a edição em 2000 da ISO 9000, ficou claro para muitas empresas um ponto fundamental, que não era nenhuma novidade no âmbito dos negócios, mas era fatalmente esquecido: Foco no Cliente.

Para atender as necessidades dos clientes, as empresas investem em pesquisas de satisfação e procuram identificar produtos e serviços que atendam tais requisitos. Mas deve haver um grande cuidado ao definir estas necessidades, o ponto chave é descobrir o que os consumidores querem e não o que eles precisam.

(Figura garimpada no Blog Em Bu$ca do Primeiro Milhão)

(O que é ISO, companheiro?, se vc tem esta dúvida veja no Blog Qualiblog a explicação)

Tecnoestresse

Os computadores vieram para facilitar o trabalho das pessoas, possibilitando a criação de planilhas eletrônicas para controle de custos, redigir textos sem precisar de máquinas de escrever, desenhos virtuais sem precisar de pranchetas, programas para auxiliar as apresentações em reuniões, agendas eletrônicas para gerenciar as atividades e correio eletrônico para comunicação. Com isto, as pessoas podem trabalhar com mais informações e de modo mais ágil.

Porém junto com a facilidade, foi criada uma dependência em relação a estas ferramentas, e quando as pessoas não contam com o computador criam um nível de estresse altíssimo, sendo denominado Tecnoestresse.

Flávia Yuri, autora do Artigo “A era do Tecnoestresse”, demonstra em pesquisas como esta nova fonte de estresse repercute no ambiente profissional. Além de uma interessante entrevista com a Ana Maria Rossi, que aponta a perda de dados de um computador mais estressante do que a troca de emprego.

Por que os Cronogramas Furam?!?

Uma das dificuldades enfrentadas pelos gestores, principalmente de projetos, está relacionado aos atrasos de entrega, fazendo com que o planejamento inicial seja revisto e verificar os impactos.
Muitos cronogramas são elaborados através de estimativas, sem muita preocupação, podendo gerar assim um planejamento ilógico, irracional e inexeqüível.
Em seu artigo “Por que os cronogramas furam”, Aldo Doréa Mattos aborda as principais causas da inadequação dos cronogramas:
1) Falta de consideração de Recursos
2) Ausência de contingência de tempo
3) Atualização do cronograma sem geração de relatórios
4) Estrutura de planejamento mal definida
5) Falta de utilização do cronograma para gerenciar o projeto
6) Falta de interpretação das modificações do cronograma após atualizações