Como você acompanha os projetos?!?

Hoje a dinâmica de todas as atividades é um ponto diferencial para o sucesso de um projeto, principalmente em relação à comunicação entre as etapas do mesmo. Responsabilidade do gerente de projeto é controlar o andamento de cada etapa, para identificar riscos, possíveis problemas que acarretarão em atrasos e principalmente potenciais prejuízos.
Para controlar algumas atividades cotidianas, basta apenas verificar as entregas, mas quando as atividades são mais extensas, é necessário acompanhar o andamento da mesma e para isto verificar com a pessoa executante diariamente toma muito tempo do gestor, principalmente quando tem que conversar com muitos “team workers”, pode gerar muitas reuniões e tomar muito tempo, o que faz alguns perder a manhã toda em reuniões de status de projetos.
Para otimizar as reuniões de acompanhamento de projeto, todo gestor deve implementar uma ferramenta de acompanhamento de projeto que permita verificar o andamento de forma “online”, somente se reunir para discutir potenciais situações de risco para os projetos para definição dos planos de ações. Existem diversas ferramentas que podem ser implementadas ou desenvolvidas, bastas adaptar a realidade da empresa.
Não perca seu tem em reuniões para verificação e sim direcione suas energias para reunir a equipe para motivação ou definição de planos de ação.

Você é estratégico ou tático?

Uma das palavras mais ditas em todos os lugares é a palavra estratégia, afinal diversos cursos em relação a planejamento estratégico, ferramentas de estratégia, diversos filmes e livros a respeito. Parece ser tão importante que todos os gestores adoram gastar esta palavra, o ruim é que a grande maioria sequer sabe o seu significado ou sua aplicação.

Muitos autores definem a estratégia como “Arte do General”, muito difundido pelos ensinamentos de Sun Tzu e disseminado na área gerencial nos dias de hoje. Mas como sabemos em uma estrutura organizacional existem três níveis de decisão: operacional, tático e estratégico.
Grande maioria dos gestores está no nível tático e não estratégico, definindo planos táticos e chamando incorretamente de estratégicos, vivem dizendo pelos corredores de suas estratégias.
Todo gestor precisa se alocar no nível e entender quando pensar taticamente e quando pode pensar estrategicamente, pois basicamente na tática se define as ações e que todos envolvidos saibam o que vão fazer, enquanto na estratégia se define o que fazer quando não existe mais o que fazer.
Na área estratégica deve ter uma visão mais abrangente para que consiga trabalhar com cenários, riscos e alternativas, enquanto na tática verifica o sucesso ou não na execução.
Antes de se considerar estratégico, veja se realmente está nesta posição, para que não perca o foco na área tática e se perca no operacional, por que tudo depende do desdobramento de cada objetivo em cada nível.

De volta a prancheta

Recomeçar de novo.
Para alguns é um sinal de esperança, para outros apenas retornar ao planejamento de algo que deu errado na sua execução. Tudo depende do ponto de vista de quem está à frente do projeto, seja ele um projeto da empresa ou um projeto pessoal.
Para que está à frente de uma gestão de projeto ou de pessoas vivencia quase todos os dias esta sensação, pois tudo se baseia no famoso ciclo PDCA. Muitos tentam redesenhar este método ou fazer uma nova visão, mas basicamente todos se baseiam num movimento cíclico.
Mesma gastando horas e horas de planejamento, durante a execução precisamos sempre estar analisando, tentar corrigir as falhas e se não der certo, faça como Willie Coyote, volte à prancheta e recomece do zero seu projeto. O importante é sempre buscar novas idéias para serem aplicadas, que basicamente é o que move todo grande empreendedor.

Se não sabes fazer, não critique!!!

Um dos princípios básicos de qualquer gestão é a padronização das atividades ou processos, pois assim permite o monitoramento ou supervisão da execução dos mesmos, além de verificar possíveis desvios que possam impactar nos resultados.
O que muitos gestores esquecem é que procedimento sempre existe, a diferença está em documentar o mesmo para formalizar as etapas e assim poder cobrar qualquer mudança no mesmo.
O incrível é que todo mundo acha que sabe fazer ou elaborar um procedimento documentado e por isto se tornam críticos vorazes para qualquer trabalho que outra pessoa desenvolva, muitas vezes não sabendo fazer melhor ou mesmo dar direcionamentos para melhorar o documento, apenas criticam para parecerem conhecedoras, geralmente criticas destrutivas que não ajudam em nada.
Se não sabes como elaborar procure ajuda, pois sempre haverá alguém que lhe poderá indicar o caminho e se não quer fazer, não critique quem está fazendo, nestas horas é melhor ficar calado.

Não mando mais em ninguém e AGORA?!?

A maioria das organizações apresenta uma estrutura organizacional funcional, com a hierarquia muito bem definida, sendo assim muitos seguem linhas de comando para execução das atividades e definição das prioridades.
Porém com a crescente demanda de projetos que envolvem equipes multifuncionais, aparece o papel do gerente de projeto nestas empresas que precisam envolver equipes com diferentes setores e atividades, sendo necessária muita negociação por recursos em seus projetos.
Quando o gerente de projeto é retirado de um cargo funcional para começar o desafio de um projeto, o primeiro impacto é perceber que não terá nenhum subordinado direto e que sua equipe será sempre temporária para cada projeto de acordo com suas competências, sem contar que muitas vezes em uma organização com uma estrutura muito funcional, as atividades cotidianas atrapalharão seus recursos quando não houver uma negociação junto à alta direção sobre os mesmos.
Todos os recursos devem ser discutidos no início do projeto com a definição do escopo, juntamente com a alta direção e os gerentes funcionais, para que o risco da falta de tempo da equipe seja minimizado, tomando o projeto como prioridade aos envolvidos. Isto deve estar claro na declaração de escopo do projeto e validade pela direção da empresa.

Cuidado no reconhecimento da equipe

Depois de horas, dias, meses ou até anos de trabalho e muito esforço, sempre que uma equipe atingir os resultados esperados ou superando as metas estipuladas, os membros sempre esperam ao menos uma recompensa em forma de reconhecimento em relação ao esforço, empenho e comprometimento.
As empresas nem sempre podem premiar como no programa de Justus, com viagens ao exterior ou até mesmo sessões de relaxamento. Muitas vezes pagam um valor como prêmio pelas metas atingidas.
O problema é que apenas premiações materiais acabam se tornando fatores higiênicos, deixando assim de serem fatores motivacionais. Fatores higiênicos são aqueles que as pessoas já tomam para si, como algo que é obrigação de ser dada.
Para que suas premiações deixem de serem fatores que motivam, precisa sempre deixar qualquer reconhecimento com uma carga emocional associada, para que as pessoas não apenas vejam aquele prêmio material, mas que sintam também que por detrás do bônus existe um grande agradecimento da chefia.
Às vezes um discurso de elogio perante aos colegas de trabalho surte mais efeito de motivação do que bônus dado sem sequer uma palavra do gestor.
Saiba reconhecer o trabalho da sua equipe, para que outras metas sejam superadas, nunca deixando as premiações e reconhecimentos caírem na mesmice, pois acabam se tornando fatores higiênicos.

Competência: Ação x Imagem

Quando falamos de competência, precisamos nos lembrar de três fatores primordiais: conhecimento, habilidade e atitude, na qual precisamos saber o que fazer, como fazer e vontade de fazer. Mas para sermos considerados competentes somente isto basta?
Ultimamente assistindo ao programa o Aprendiz 6 de Roberto Justus, em suas salas de reunião, podemos ver nos últimos capítulos, que os candidatos demitidos caíram mais por suas palavras do que pelas suas atitudes. Como assim?
Nas provas em questão, o que foi levado em conta foi o comportamento dos mesmos na reunião, principalmente o que falavam, sendo que um deles praticamente foi demitido por escrever uma carta com a palavra “escultar”, que na visão de Justus era imperdoável para alguém de nível universitário. Sendo assim, aqueles que realmente contribuíram para derrota com ações totalmente errôneas, nem sequer chegaram perto de serem demitidos.
Isso nos leva a algumas reflexões no mundo corporativo em que muitos chefes valorizam aqueles que mais sabem se vender do que realmente executar as atividades de forma eficiente. Para muitos chefes não basta apenas fazer deve sempre estar mostrando o que faz e o que resulta, mesmo que ações pequenas.
Antigamente imaginava que ações já se diziam por si só, assim como fatos não existem objeções, mas atualmente vemos muitas especulações sendo levadas em conta. O que demonstra que o marketing pessoal é imprescindível para os profissionais nas organizações.
Invista em seu marketing, se atentando a sua postura, modo de tratamento com as pessoas, apresentação pessoal, não se esquecendo de desenvolver sua inteligência emocional.

Lição Aprendida

Durante umas das matérias que cursei no MBA, o professor solicitou que procurássemos cases de sucesso e insucesso na Internet para realização de um trabalho. Encontrar relatos de sucesso foi fácil, pois todos gostam de demonstrar como chegaram ao êxito, porém encontrar relatos de fracasso, esse são realmente difíceis de encontrar. Por quê?
Geralmente quando falhamos em um projeto, tomamos ações corretivas para conseguir chegar ao resultado esperado e muitas vezes não registramos devidamente o que deu de errado e simplesmente escrevemos as ações eficazes como se aquelas fossem sido tomadas de primeira.
Assim como já citei no meu post “Aprenda com os erros dos outros”, existe grande importância no registro das lições aprendidas, para que todos saibam o que deu de errado em projetos similares e não errem novamente. Aprendemos muito mais com os erros do que com acertos, por isto a necessidade de um gerenciamento do conhecimento nas organizações. Muitos acabam não registrando as lições, pois já iniciam outro projeto ou são realocados, principalmente achando perda de tempo, já se dedicam as novas atividades, esquecendo de colocar todos os obstáculos encontrados. Isto gera uma perda enorme do conhecimento adquirido e para evitar tais transtornos, cobre sempre no final de cada projeto o registro das lições.

Aproveitando isto, estamos formando um ano de blog neste mês, sendo válida uma reflexão sobre este período no qual venho postando minhas idéias sem pretensão alguma, sempre focando na área de gestão. Como o Ronaldo do Qualiblog já me disse: “A utilização dos desenhos adaptados para o tema se tornaram uma marca”.
E pensar que tudo começou como uma experiência para um trabalho no MBA, que é bem ilustrado no post “Vida de Pós-Graduando”, no qual mostra exatamente como o blog iniciou. E este post demonstra a lição que aprendi nesta aula.
Neste ano que se passou, foi mudada a maneira de postar, a periodicidade, chegando há ficar um tempo sem postar, mas retomei as atividades aos poucos e espero que ainda tenha leitores desde o começo. Aproveito para agradecer a todos que acompanham a evolução (ou involução) deste blog e aos colegas de outros blogs que estão em meu Blogroll.

Cuidado com excesso de confiança!!!

Com o passar dos anos adquirimos experiência de vida e principalmente conhecimento, que carregamos ao longo de nossa carreira profissional. Mas quando ficamos por muito tempo fazendo as mesmas atividades, passamos a torná-las rotineiras, sentindo total controle e inevitavelmente uma confiança excessiva. Confiamos tanto em nosso conhecimento e habilidade que muitas vezes perdemos ou erramos, por simples distrações causadas pelo excesso de confiança.
Quando acreditamos sermos os “experts”, acabamos não ouvindo opiniões de outras pessoas, não observando fatores ambientais, tudo pelo ego inflado, o que possibilita tomada de ações precipitadas na maioria das vezes, que nos levam a grandes quedas.
Tenha sempre confiança em si mesmo, mas mantenha sempre a humildade para ouvir os outros e observar o que ronda em sua volta.

Existe estrutura organizacional ideal?!?

Cada organização constrói ao longo do tempo sua estrutura organizacional, definindo as linhas de comando, subordinação, assistência, que na maioria das vezes é expresso num organograma. Porém muitas empresas crescem de forma tão caótica que até para desenhar o organograma é uma tarefa difícil.

Existe o melhor padrão de estrutura a ser seguido?

Com certeza não, pois cada organização deve ser estruturada de acordo com seu negócio e levar em conta os ativos organizacionais.
Imagine uma fábrica que tentasse implantar horários flutuantes, em que seus colaboradores entrassem a hora que quisessem desde que cumprissem a carga horária, as pessoas se juntariam poucas horas ou minutos ao longo do dia para formar uma linha de produção. O mesmo ocorre para empresas que necessitam de pessoas criativas, na maioria das vezes, a inspiração não consegue ser forçada a surgir em horários fixos.
Sendo assim, seja sua empresa uma do tipo matricial ou funcional, vertical ou horizontal, Zeus ou Baco, não adianta achar que mudar para o outro tipo melhorará seu negócio, pois a estrutura deve ser adequada como vemos nos exemplos acima.

Tenha reuniões eficazes!!!

Reuniões, no mundo corporativo, são ferramentas de comunicação de extrema importância, que possibilitam a disseminação da informação, a discussão de colaboradores com diversos pontos de vista, resolução de problemas, entre outras inúmeras possibilidades.
Mas toda reunião demanda tempo e se não bem utilizado, começa os desperdícios de tempo, de recursos e principalmente de dinheiro. A preocupação com a eficácia de reuniões chega a ser tão grande em algumas organizações, que tornaram o tempo dispensado em reuniões como um indicador, para verificar o tempo de cada reunião e o tempo total desperdiçado no período, determinando assim metas parar a realização das reuniões, como por exemplo, reuniões no máximo com 40 minutos, sendo assim as pessoas precisam se preparar melhor para o que vai ser discutido para que não haja devaneios e perdas de tempo.
Este é um ponto crucial para as reuniões: Preparação, não somente de quem irá conduzir, mas de todos os participantes. Pois muitas vezes os participantes interrompem a reunião para buscar alguma informação ou planilha, que poderia ser trazida no inicio da reunião. Mas por que será que as pessoas não se preparam para as reuniões? Na maioria das vezes é por falta de informação da pauta a ser discutida pelo organizador ou aviso de reuniões em cima da hora, não dando tempo para se preparar.
Reuniões nas quais as pessoas estão preparadas são muito mais eficazes, pois necessitam menos tempo de contextualização para o grupo.
Outra questão, que deve ser verificada em toda reunião, é a ação gerada na discussão, pois se uma reunião termina sem qualquer ação a ser tomada, ou a reunião foi ineficaz ou foi uma palestra em que o organizador (ou diretoria) não permite que ninguém faça comentários, ou seja, somente ele fala e todos escutam, o que na maioria das vezes parece mais um desabafo e no final todos saem se perguntando: “O que foi isto???”. Tendo todo desperdício de tempo e recursos, pois reuniões como estas não geram resultados e muitas vezes geram descrença das pessoas nas reuniões realizadas na organização, caso participem em mais de uma vez em casos como o citado anteriormente.

IX Encontro internacional de gerenciamento de projetos PMI-DF

A pedido de um grande colaborador e dono de um ótimo Blog, Marcelão, cujo link se encontra no meu Blogroll, estou divulgando o IX Encontro internacional de gerenciamento de projetos PMI-DF.

Este encontro terá a ilustre participação do Marcelão palestrando sobre "Planejamento Estratégico Pessoal", que pela bagagem do mesmo, deve ser imperdível.

Confirma maiores informações no link:
Encontro Internacional - Blog Marcelão

Não percam esta oportunidade de participar de um grande evento sobre gerenciamento de projetos.

Cresça e apareça!!!

Nos ambientes corporativos sempre existem aqueles que tem grande ambição em crescer profissionalmente, porém não querem correr riscos, evitando se expor principalmente.
Já dizia o ditado “Periquito faz e Papagaio leva a fama”, e assim ocorre também nas organizações em que muitos se promovem, preocupando-se apenas com sua imagem, muitas vezes até roubando méritos de colegas de trabalho.
Infelizmente sempre haverá os oportunistas de plantão, por este motivo, para aqueles que querem crescer nas empresas precisam trabalhar melhor sua comunicação interpessoal, para poderem expor suas idéias e sair da sombra dos oportunistas. Mas para isto não basta apenas desenvolver sua habilidade em comunicação e necessário ter atitude de querer fazer mudar suas perspectivas e tenha ciência de haverão riscos a serem corridos e muitos obstáculos.

Mudanças só vêm de cima?!?

Grande maioria dos gestores quando assumem a nova função ou chegam em um novo local de trabalho, sempre vem com muito gás, com muita vontade de mudar as coisas para mostrar trabalho em pouco tempo.
Muitos acabam tendo grandes dificuldades e não chegando aos resultados desejados, isso devido aos fatores ambientais e ativos organizacionais, que geralmente somente mudam com o consentimento da alta direção.
O mesmo ocorre na implantação de novas metodologias, sistemas de gestão, entre outros, na qual o corpo gerencial de nível de média gerência tenta acreditar que pode mudar algo sem o apoio total da Alta Direção, o que de fato não vai ocorrer, pois mudanças que alteram a estrutura da empresa, fatores ambientais e os ativos somente ocorrem com a iniciativa da alta cúpula.
Por este motivo um dos itens da ISO 9001 é relacionado ao comprometimento da Alta direção em relação ao sistema de gestão, pois mudanças somente ocorrerão “de cima para baixo”.

Tu és o que aparentas ser?!?

É impressionante a quantidade crescente no meio corporativo de pessoas que têm grande ambição de crescer, mas percebem que não são tão bons assim, e para compensar sua deficiência em competências, justamente seguem os passos citados acima.
Como uma vez vi um ditado num filme: “Se você é fraco finjas de forte e se você é forte finjas de fraco”. Isso é para que seu oponente sinta acuado pensando que você é forte quando não és ou subestimar sua capacidade. Seguindo isto, para muitos a primeira parte é válida, sendo assim partem para demonstrar o que não são, visando aparecer mais do que podem fazer, justamente falando mais nas reuniões, na maioria das vezes sem conteúdo ou embasamento e o principal, sempre estando junto ao chefe seja para fazer intrigas ou para culpar outras pessoas de seus erros.
Mas máscaras caem com o tempo e sua incompetência vem à tona, geralmente fazendo grandes quedas quando descobertos. Para os que acabam encobertando estas pessoas este tempo parece não passar.
Esta percepção para os chefes é bem difícil, pois nem sempre se sabe se estás comprando gato por lebre.

Por que planejar uma auditoria?!?

Auditorias são atividades que sempre têm um curto período para realização, portanto cada minuto, cada segundo é de extrema importância para o auditor conseguir coletar o maior número possível de amostras nos processos auditados.
E para conseguir potencializar o tempo disponível, o auditor deve ter um planejamento muito bem elaborado, pois deve levar em conta as distâncias a serem percorridas dentro da organização do auditado, os processos que serão verificados e as pessoas que serão entrevistadas, para que a logística seja a mais dinâmica e que as pessoas estejam disponíveis nos horários marcados. Pois perda de tempo em deslocamento e na espera da pessoa entrevistada, são pontos cruciais para conseguir completar a auditoria no prazo estipulado.
O problema é que muitos confiando em seu “know how” ou às vezes por inexperiência acabam não planejando a auditoria e escolhendo áreas aleatoriamente, sem pensar nos fatores citados acima. Isto sem contar, aqueles auditores que acreditam que se avisarem com antecedência, as pessoas terão tempo para “maquiar” os processos e têm a certeza de que chegando de surpresa poderão verificar como são realmente os processos. Mas, isto leva aos problemas citados como perda de tempo aguardando serem atendidos.
Por estes motivos, o planejamento deve ser realizado com certa antecedência, para que as pessoas a serem entrevistas sejam informadas do escopo da auditoria e dos horários para atender os auditores.

Soluções Paliativas?!?

Sempre que nos deparamos com problemas no cotidiano ou nos projetos, sempre buscamos soluções paliativas para amenizar o problema até que a solução definitiva para o mesmo seja tomada. Estas soluções paliativas geralmente são tomadas de forma imediatista, que na maioria das vezes na mensura os impactos que a mesma pode causar, muitas vezes gerando outros problemas.
Além disto, por estar sendo resolvido na hora, muitas vezes nos acomodamos e acabamos não procurando as causas raízes para que o problema não volte a acontecer, sem contar que o paliativo acaba se tornando o procedimento a ser tomado, não voltando para o processo correto a ser executado.
Este nosso espírito “Macgyver” de fazer acertos ou as famosas “gambiarras”, não nos deixa às vezes verificar outras soluções sem a necessidade de adaptações temporárias.
As soluções paliativas são de extrema importância, mas não devem incorporar o processo final, por isto nunca pare mesmo que o problema possa ter sido resolvido, pois os resultados do paliativo podem ser temporários.

Ninguém se compromete pelo medo!!!

Às vezes, os gestores têm muita dificuldade em comprometer os membros de uma equipe em relação às atividades, prazos e responsabilidades. Vendo muitos não seguindo o seu ritmo ou mesmo não realizando as atividades conforme desejássemos.
Então, muitos gestores partem para a técnica de “terrorismo” ou práticas “maquiavélicas” para tentar fazer sua equipe gerar resultados na base do terror, com ameaças e punições. Em curto prazo esta prática gera alguns resultados, porém a equipe se desmotiva e principalmente se vira contra o gestor com o tempo e em longo prazo os resultados começam a decair drasticamente. Esta prática ocorre em muitas empresas que cobram do próprio gestor pulso firme para punir as pessoas que não sigam procedimentos ou normas internas. Seria imaginar que um cavalo corresse por muito tempo só por que está sofrendo chicotadas, mas uma hora o cavalo vai desfalecer.
Ao contrário deste pensamento, colocar uma cenoura na frente do cavalo haverá muito mais corrida por mais tempo, pois existe motivação para isto. Assim funciona com a equipe, ao invés de punir, saiba promover os incentivos necessários para que os mesmos se envolvam nas atividades e assumam responsabilidades.
Conseguir o comprometimento de uma equipe é conseguir que os mesmos sintam responsáveis pelos resultados, mas para isto, o gestor deve promover a clima para este envolvimento e motivação.

Cuidado ao ter certeza de tudo!!!

Autoconfiança é muito importante para todo gestor pode delegar e cobrar seus subordinados de atividades a serem executadas, pois sempre que existe um receio ou falta de certeza, os subordinados percebem e não tratam as ordens com a seriedade a ser tomada, pois percebem a fraqueza de seu gestor.
Porém confiar demais também é um grande erro, pois nunca podemos ter certeza de tudo, para isto é necessário que colha o máximo de informações possíveis antes de tomar decisões ou delegar atividades com prazos estipulados.
Acreditar que tem um processo nas mãos e que conhece todas suas variáveis por ser fatal para qualquer gestor. Tenha humildade suficiente em pedir auxilio a especialistas ou mesmo a equipe para obtenção de informações e sugestões;
Pois muitas vezes tomamos as decisões, sem saber que levará a uma derrota, mas os envolvidos sabem e não informam os riscos, esperando que o projeto seja levado ao buraco, somente para ter o “gostinho” de dizer: “Eu já sabia”.
Evite estas situações envolvendo a todos nas decisões e nas direções que estão sendo tomadas, para que todos possam ter uma visão diferente do que está a sua frente e assim tomar a decisão mais adequada.

Como você promove seus colaboradores?!?

Um dos grandes fatores motivacionais para qualquer pessoa é a possibilidade de crescimento na organização, visando não somente aumentos salariais, mas reconhecimento de seu trabalho realizado através de promoções.
Muitas organizações não têm sequer um plano de cargos e salários, para pelo menos declarar como funciona o crescimento profissional dentro de suas empresas. Sendo assim, muitos colaboradores ficam sem horizonte de crescimento dentro da organização, pois não sabem quais caminhos podem seguir para crescer profissionalmente.
Mas pior que não ter horizonte e não ter definido qualquer critério de promoção de forma aberta, pois assim muitos se desmotivam achando que somente os “puxa sacos” ou “políticos” galgam novas posições hierárquicas, mais por “amizade” do que por mérito.
Para aumentar o comprometimento de seus colaboradores torne os objetivos claros de crescimento profissional e principalmente quais os critérios adotados para avaliar os possíveis candidatos a promoções.
Para isto inicie um plano de cargos e salários, tornando os níveis diferenciados não somente em salários, mas em responsabilidades. Assim como os critérios devem ser baseados nas competências necessárias e não em escolhas subjetivas e percepção das chefias imediatas.