Tenha reuniões eficazes!!!

Reuniões, no mundo corporativo, são ferramentas de comunicação de extrema importância, que possibilitam a disseminação da informação, a discussão de colaboradores com diversos pontos de vista, resolução de problemas, entre outras inúmeras possibilidades.
Mas toda reunião demanda tempo e se não bem utilizado, começa os desperdícios de tempo, de recursos e principalmente de dinheiro. A preocupação com a eficácia de reuniões chega a ser tão grande em algumas organizações, que tornaram o tempo dispensado em reuniões como um indicador, para verificar o tempo de cada reunião e o tempo total desperdiçado no período, determinando assim metas parar a realização das reuniões, como por exemplo, reuniões no máximo com 40 minutos, sendo assim as pessoas precisam se preparar melhor para o que vai ser discutido para que não haja devaneios e perdas de tempo.
Este é um ponto crucial para as reuniões: Preparação, não somente de quem irá conduzir, mas de todos os participantes. Pois muitas vezes os participantes interrompem a reunião para buscar alguma informação ou planilha, que poderia ser trazida no inicio da reunião. Mas por que será que as pessoas não se preparam para as reuniões? Na maioria das vezes é por falta de informação da pauta a ser discutida pelo organizador ou aviso de reuniões em cima da hora, não dando tempo para se preparar.
Reuniões nas quais as pessoas estão preparadas são muito mais eficazes, pois necessitam menos tempo de contextualização para o grupo.
Outra questão, que deve ser verificada em toda reunião, é a ação gerada na discussão, pois se uma reunião termina sem qualquer ação a ser tomada, ou a reunião foi ineficaz ou foi uma palestra em que o organizador (ou diretoria) não permite que ninguém faça comentários, ou seja, somente ele fala e todos escutam, o que na maioria das vezes parece mais um desabafo e no final todos saem se perguntando: “O que foi isto???”. Tendo todo desperdício de tempo e recursos, pois reuniões como estas não geram resultados e muitas vezes geram descrença das pessoas nas reuniões realizadas na organização, caso participem em mais de uma vez em casos como o citado anteriormente.