Alcançar os resultados nas atividades ou nos projetos, como muitos falam incansavelmente: “Depende muito do Planejamento”, para que sejam definidos os prazos, os recursos, os critérios de qualidade, as interfaces, entre outras necessidades, que facilitam a visão do gestor para o efetivo monitoramento, além de evitar que as pessoas comecem, às pressas, executar atividades desnecessárias ou de forma incorreta, gerando posteriores retrabalhos.
Mas um bom planejamento somente é realizado quando são claras as responsabilidades, as premissas e as restrições. E para que todos os envolvidos tenham o mesmo entendimento sobre estes requisitos, visando uma comunicação eficaz, a melhor ferramenta é a Declaração de Escopo.
O grande problema é que muitos gestores têm uma concepção de burocracia sobre um documento deste, achando que o mesmo engessa todo planejamento e acreditando que o mesmo é estático. Um grande erro, pois assim como o planejamento, o escopo deve ser dinâmico, visando definir e esclarecer a todos os interessados quais serão os objetivos e as limitações dos projetos, podendo ser alterado com os devidos controles. Quanto maior o detalhamento do escopo, menor a possibilidade de um planejamento incorreto que produza um resultado que não atenda as aspirações dos interessados.
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