Gestor deve ter medo do Auditor?!?

Por que muitas empresas ainda temem uma auditoria de sistema de gestão?!?
As auditorias são ferramentas riquíssimas para a gestão, pois determinam boas práticas para a mesma. Porém muitos que tentam implementar um sistema de gestão baseada numa norma como a ISO 9000, ficam no básico dos requisitos estipulados na ISO 9001, em vez de aplicar as diretrizes descritas na ISO 9004 para busca da melhoria contínua.
Sendo assim, muitas empresas em vez de utilizar as auditorias como ferramentas de valor agregado para os negócios, utilizam a mesma somente para conformidade, tornando seus sistemas somente "bur(r)ocráticos" sem conseguir extrair as boas práticas dos mesmos, isso é claramente visto na época de auditorias que muitos começam a correr para atualização de documentos e registros, que deveriam ser utilizados para dirigir e controlar seus processos.
Um bom gestor deve, no mínimo, aplicar os requisitos para um gerenciamento de seu processo, mas para obter resultados, serão necessários esforços e utilizar o sistema na íntegra.

Declaração de Escopo: Burocracia?!?

Alcançar os resultados nas atividades ou nos projetos, como muitos falam incansavelmente: “Depende muito do Planejamento”, para que sejam definidos os prazos, os recursos, os critérios de qualidade, as interfaces, entre outras necessidades, que facilitam a visão do gestor para o efetivo monitoramento, além de evitar que as pessoas comecem, às pressas, executar atividades desnecessárias ou de forma incorreta, gerando posteriores retrabalhos.

Mas um bom planejamento somente é realizado quando são claras as responsabilidades, as premissas e as restrições. E para que todos os envolvidos tenham o mesmo entendimento sobre estes requisitos, visando uma comunicação eficaz, a melhor ferramenta é a Declaração de Escopo.

O grande problema é que muitos gestores têm uma concepção de burocracia sobre um documento deste, achando que o mesmo engessa todo planejamento e acreditando que o mesmo é estático. Um grande erro, pois assim como o planejamento, o escopo deve ser dinâmico, visando definir e esclarecer a todos os interessados quais serão os objetivos e as limitações dos projetos, podendo ser alterado com os devidos controles. Quanto maior o detalhamento do escopo, menor a possibilidade de um planejamento incorreto que produza um resultado que não atenda as aspirações dos interessados.

Apenas Responsabilidades e Sem Recompensa

Temos em todas as empresas a realização de vários projetos, seja de desenvolvimento de novos produtos para atender um novo nicho do mercado, ou de automação industrial visando redução dos custos operacionais juntamente com aumento de produtividade ou projetos de melhoria visando aumento da qualidade tanto dos processos quanto nos produtos. Estes projetos têm uma característica em comum, todos têm grande importância para a sobrevivência da empresa.
E para garantir a conclusão deste projeto, é necessário comprometimento de toda equipe para com o projeto, mesmo sendo necessários esforços extras. A sensibilização dos envolvidos dependerá dos fatores de motivação individuais, pois alguns se motivam com aumento salarial, porém outros se motivariam mais com reconhecimento e prestígio.

Mas alguns gestores informam a equipe que se o projeto for sucesso, todos apenas manterão seus empregos, mas ao falhar todos estão demitidos. A sobrevivência na empresa não é motivação para o comprometimento, pois esta instabilidade, faz com que as pessoas foquem apenas em sua situação do que no projeto, sendo assim ao invés de procurar fazer o máximo para completarem as atividades, estarão procurando outras oportunidades no mercado.

ACORDA!!! ACORDA!!! ACORDA!!!

A rotina torna muitas vezes nosso cotidiano entediante, acabando com a motivação diária e sem entender as causas, ficamos cansados praticamente esgotados. Então seguimos em nossas atividades com uma sonolência mental incessante, realizando-as de forma mecânica, sem refletir sobre o que fazemos ou como fazer de modo melhor, nos mantendo numa zona de conforto extremamente delimitada.

Com o mercado cada vez mais competitivo, não podemos ficar “dormindo no ponto”, esperando que apenas fazendo o “arroz com feijão” será o suficiente. Precisamos sair de nossa “cama confortável” e enfrentar os desafios que se encontram além do trivial. Mas infelizmente muitos precisam de uma “pancada” para conseguirem sair de seu estado mental de sono profundo, fazendo com que no desespero tomem as ações, que nem sempre resolvem a situação por falta de tempo para um planejamento, que poderia ter sido feito adequadamente se fosse realizado antes do “baque” tomado.

“Não fique somente na rotina, apesar de ser mais cômodo, procure sempre melhorias no seu trabalho, para não ter que fazer correndo suas atividades, por ter acordado somente agora”.

Necessidade do cliente?!?

Com o mercado cada vez mais competitivo e agressivo, as empresas começaram a enxergar uma grande necessidade de cada vez mais reduzir seus custos e otimizar sua produção para atender os preços ditados pelo consumidor. Investindo assim em sistemas gerenciais de custos e gestão da qualidade.
Porém inicialmente visto até na norma ISO 9000 versão 1994, a preocupação era somente com seus processos internos, olhando apenas para seus “umbigos”, não garantindo assim o crescimento do volume de vendas e tão pouco a sobrevivência da empresa.
Então com a edição em 2000 da ISO 9000, ficou claro para muitas empresas um ponto fundamental, que não era nenhuma novidade no âmbito dos negócios, mas era fatalmente esquecido: Foco no Cliente.

Para atender as necessidades dos clientes, as empresas investem em pesquisas de satisfação e procuram identificar produtos e serviços que atendam tais requisitos. Mas deve haver um grande cuidado ao definir estas necessidades, o ponto chave é descobrir o que os consumidores querem e não o que eles precisam.

(Figura garimpada no Blog Em Bu$ca do Primeiro Milhão)

(O que é ISO, companheiro?, se vc tem esta dúvida veja no Blog Qualiblog a explicação)

Tecnoestresse

Os computadores vieram para facilitar o trabalho das pessoas, possibilitando a criação de planilhas eletrônicas para controle de custos, redigir textos sem precisar de máquinas de escrever, desenhos virtuais sem precisar de pranchetas, programas para auxiliar as apresentações em reuniões, agendas eletrônicas para gerenciar as atividades e correio eletrônico para comunicação. Com isto, as pessoas podem trabalhar com mais informações e de modo mais ágil.

Porém junto com a facilidade, foi criada uma dependência em relação a estas ferramentas, e quando as pessoas não contam com o computador criam um nível de estresse altíssimo, sendo denominado Tecnoestresse.

Flávia Yuri, autora do Artigo “A era do Tecnoestresse”, demonstra em pesquisas como esta nova fonte de estresse repercute no ambiente profissional. Além de uma interessante entrevista com a Ana Maria Rossi, que aponta a perda de dados de um computador mais estressante do que a troca de emprego.

Por que os Cronogramas Furam?!?

Uma das dificuldades enfrentadas pelos gestores, principalmente de projetos, está relacionado aos atrasos de entrega, fazendo com que o planejamento inicial seja revisto e verificar os impactos.
Muitos cronogramas são elaborados através de estimativas, sem muita preocupação, podendo gerar assim um planejamento ilógico, irracional e inexeqüível.
Em seu artigo “Por que os cronogramas furam”, Aldo Doréa Mattos aborda as principais causas da inadequação dos cronogramas:
1) Falta de consideração de Recursos
2) Ausência de contingência de tempo
3) Atualização do cronograma sem geração de relatórios
4) Estrutura de planejamento mal definida
5) Falta de utilização do cronograma para gerenciar o projeto
6) Falta de interpretação das modificações do cronograma após atualizações

Não Desisto Nunca?!?

Sou Brasileiro e Não Desisto Nunca!
Este lema demonstrou um sentimento enraizado em muitas pessoas, para demonstrar sua persistência em alcançar seus objetivos, mas por que não dizer teimosia?

Pessoas se mantêm anos a fio em empregos ruins ou negócios falidos em função de um modelo mental baseado em "Eu investi muito para desistir agora".
Nas empresas este sentimento pode ser extremamente nocivo, quando estamos num projeto inviável ou numa negociação sem lucratividade, mesmo assim persistimos na conclusão pelo fato de termos investido demais. O que pode levar a desgastes desnecessários e perdas exorbitantes, que poderiam ser evitados através do cancelamento do projeto ou da negociação.

Abraham Shapiro comenta na HSM, sobre a Teoria dos Jogos, que provê um conjunto de ferramentas para a análise de problemas de decisão, demonstrando de forma simples em Um Leilão de Nota de um Dólar .

Meu Primeiro Mergulho:Um Risco?!?

Sempre que temos um novo projeto na vida pessoal, como aprender a mergulhar, nos leva a fazer o planejamento adequado para efetivação. Por ser uma atividade desconhecida em local nunca visitado, a análise de riscos é essencial.

"Arriscar faz parte da estratégia, conhecer e gerenciar os riscos é administrar o futuro".

Para o mundo corporativo onde o “estilo de vida” é a operação da empresa, a exposição é o alcance da sua operação, e a energia investida para minimizar os riscos é o investimento despendido para conhecer e controlar a situação.

-Como analisar riscos sem estudar minuciosamente os processos de negócio que sustentam sua organização?

-Como classificar o risco destes processos sem antes avaliar as vulnerabilidades dos componentes de tecnologia relacionados a cada processo?

-Quais são os seus processos críticos?

Para cada pergunta, uma mesma resposta: conhecer para proteger.

Utiliza-se como métrica as melhores práticas de segurança da informação do mercado, apontadas na norma ISO/IEC 17799. A partir destas informações faz-se possível a elaboração do perfil de risco, que segue a fórmula: (Ameaça) x (Vulnerabilidade) x (Valor do Ativo) = RISCO.

(Autor: F. F. Ramos - Artigo:Análise de Risco)