Reunião pra que?!?

Em toda empresa, umas das atividades que podemos dizer que é comum, é a realização de reuniões. Sendo que em algumas empresas a quantidade de reuniões é extremamente desgastante, dando muitas vezes a impressão de perda de tempo por parte dos participantes, principalmente naquelas em que saímos apenas com a definição da próxima reunião.

A falta de foco das reuniões geralmente ocorre devido à falta de preparo anterior da mesma por parte do “condutor”, que muitas vezes perde tempo lendo atas anteriores ou relatórios que poderiam ter sido previamente lidos para que no momento haja apenas discussões e definições das ações. Além de gerar desconforto por parte dos membros que ficam com “cara de paisagem” a espera das primeiras deliberações.
Para uma reunião eficaz, deve haver um objetivo definido, para que todos estejam preparados para explanar e discutir idéias. Seria mais produtivo estar na copa tomando um cafezinho e conversando, do que estar numa reunião apenas para um ficar olhando a cara do outro em silêncio.

Não apenas convoque, envolva as pessoas!!!

Para um projeto bem sucedido, não basta apenas um bom planejamento, a execução tem tanta importância quanto às primeiras fases, para isto a formação das equipes é um ponto fundamental. Porém muitos gestores apenas convocam os membros da equipe designando suas atividades de um envolvimento da importância de seus papéis.

Visando uma equipe motivada, é necessário um trabalho de sensibilização junto a cada colaborador, para que haja comprometimento junto ao projeto, evitando que as pessoas sejam arrastadas para compor o quadro e estando no projeto apenas por que “o chefe mandou”.

O envolvimento deve levar em conta as aspirações e habilidades de cada um, para que assim todos visualizem um objetivo único, mesmo que com motivações diferenciadas.

Aprenda com o erro dos outros!!!

Visando obter sucesso na carreira profissional, muitas pessoas procuram se espelhar em grandes executivos, verificando como o mesmo conseguiu chegar lá, muitas vezes tentando copiar seus passos. O mesmo ocorre para resultados de processos, em que as empresas procuram os "benchmarks", as melhores práticas, tentando aplicar o mesmo modelo de processo em seus negócios. Porém tanto para carreira profissional quanto para os processos, nada pode ser copiado na íntegra, pois existem diversos fatores que diferenciam pessoas e empresas.

Por este motivo, processos de "benchmarking" visam identificar as melhores práticas e adaptar ao máximo aos processos de sua organização. Mas neste processo, muitos se esquecem de questionar quais foram às dificuldades encontradas e os casos de insucesso para criação deste modelo, muitas vezes a limitação de recursos pode afetar numa implementação.
Uma das grandes dificuldades é encontrar estes casos de insucesso, pois existe grande resistência pessoa e profissional em aceitar suas “derrotas”, o que gera falta de conhecimento e aprendizado para futuros empreendimentos.
A gestão do conhecimento é uma ferramenta poderosa para que tenhamos informações sobre caminhos que deram certo e outros que deram errados, para evitar novos aprendizados, que poderiam ser adquiridos através dos registros anteriores. Os quais devem ser realizados em uma reunião de lições aprendidas.

Sua equipe vive sem tempo, nem para respirar?!?

Na maioria das empresas, quando se tenta falar com alguém, sempre ouvimos que estão sem tempo ou estão na correria, vivendo para apagar “incêndios” em sua organização, sendo no final das contas apenas “tapadores de buraco”.

Todo gestor deve ter a consciência de que qualquer decisão feita gera impactos diretos e indiretos nas atividades de sua organização, esta avaliação deve ser muito ponderada para identificar os riscos e impactos de quaisquer ações a serem tomadas.
Envolvendo a equipe na tomada de decisões pode além de gerar maior comprometimento, uma análise mais ampla sobre todos os aspectos, aproveitando melhor o talento das pessoas para atividades que gerem mais valor, pois trabalhar em correção é apenas gasto desnecessário para qualquer empresa.
Dependendo da atividade base da empresa, quanto maior o tempo disponível de sua equipe, mais eles terão para refletir sobre melhorias em processos e poder gerar novas soluções para aumentar a produtividade da empresa.

Não me venha com desculpas!!!

Quantas vezes você não deve ter ouvido ou visto alguém dizer isto a algum subordinado?
Isso sem contar as diversas variações para esta mensagem como, por exemplo: “Não me venha com xurumelas” ou “Não quero saber se o pato é macho, quero o ovo”. Tentando deixar claro que os argumentos em relação às dificuldades encontradas para uma execução de atividade com êxito, são meras desculpas esfarrapadas de alguém que é resistente e sem vontade de trabalhar.
Para não aparentar preguiçoso, muitos se jogam em empreitadas, nem sempre planejadas, para realização das atividades com os recursos disponíveis, gerando “gambiarras” e resultados nem um pouco satisfatórios à visão do gestor.
Para delegar uma atividade e poder cobrar, o gestor deve estar ciente de todos os recursos disponíveis e suas limitações em relação ao objetivo a ser alcançado.

“Antes de cobrar as atividades dos demais, tenha certeza que fez o seu papel de gestor para prover os recursos necessários”.

Trabalho em EQUIPE e não EU-QUIPE!!!!

Quem já não ouviu pelo menos uma vez a frase “aquele cobra o escanteio e depois corre para área fazer o gol de cabeça”? Seria uma analogia ao futebol de pessoas que se destacam por estar fazendo todas as atividades. Por um lado demonstra um grande talento, mas por outro pode indicar uma pessoa centralizadora e que não gosta de trabalhar em equipe.
Alguns intitulam estas pessoas de "Eu-quipe", que seria um trocadilho muito inteligente, que demonstra que apenas o “EU” está em evidência.
Mas alguns acreditam que somente assim podem demonstrar seu valor individual e poder crescer profissionalmente. Mero engano, pois esta postura afasta as pessoas, que consideram geralmente pura arrogância, ficando assim isolado e percebendo depois de várias “cabeçadas” que precisamos de ajuda e apoio para construirmos projetos de sucesso.
O trabalho em equipe não está em se destacar dos demais e sim conseguir somar suas habilidades ao grupo e poder confiar no grupo para que cubram suas próprias deficiências.

O que falta para ser competente?!?

Muitos profissionais se preparam durante anos e anos, investindo em cursos de curta duração, graduação e especializações, visando aumentar seus conhecimentos para se preparar para novos desafios e conseqüentemente assumir posições gerenciais.
O momento crucial para demonstrar sua postura gerencial é na hora das decisões, neste momento que se vê muitos gestores se escondendo ou delegando a decisão para outros, demonstrando que não estavam preparados para assumir estes cargos pela falta de atitude.
Talvez uma carência de muitos gestores é que os cursos acadêmicos lhe dão conhecimentos, o passar dos anos numa empresa lhe dão habilidades, mas a atitude não é aprendida e nem adquirida ao longo do tempo, tudo depende das características da própria pessoa, para poder caracterizar uma profissional competente.

“Competência depende dos conhecimentos, habilidades e atitude”

Por que deixamos tudo para última hora?!?

Correria em “shopping centers”, desespero em lojas, escolhas alucinadas de presentes, este cenário é muito conhecido em vésperas de feriados “comerciais”, que envolvem a troca de presentes como Natal, Dia das mães, Dia dos pais, entre outros. Tudo causado por deixar as atividades para última hora. Alguns podem achar que a adrenalina é excelente para estes momentos e muda o cotidiano, tornando um dia extremamente dinâmico.

Assim acontece também com muitas atividades nas empresas, seja a elaboração de uma apresentação ou consolidação de um relatório, sempre as pessoas vão priorizando outras atividades, deixando sempre na eminência de entrega para finalizar.

Como gestor, a utilização de cronogramas deve ser para balizamento do andamento de suas atividades e não somente marcar as datas de entrega, esperando que todos se matem apenas nas vésperas de entrega, gerando assim atividades sem revisão ou análise. Isto faz com que haja inúmeros retrabalhos desnecessários por atividades feitas na correria, assim como vemos muitos presentes serem trocados após as datas comemorativas por não atender o presenteado, os resultados também podem não ser satisfatórios quando feitos na pressa.

Não espere a desgraça, tome ação preventiva!!!

Você é uma pessoa proativa ou reativa?
Este é um atributo pessoal muito procurado pelas empresas, visando pessoas que estejam sempre procurando evitar problemas do que ter que estar atolados em atividades para corrigir defeitos.
Infelizmente muitos sistemas de gestão demonstram uma característica mais reativa aos problemas encontrados no cotidiano, seja um atraso no cronograma ou erros ocasionados devido aos processos mal definidos. Sendo assim, temos mais correções do que prevenções nos processos tanto produtivos quanto administrativos.
Ações corretivas visam identificar não conformidades (ou problemas) em potencial, ou seja, aquelas que não aconteceram ainda, mas segundo tendência em indicadores existe grande probabilidade de acontecer seja imediatamente ou num futuro próximo.

“Não espere acontecer o problema para depois ter que se justificar, tome ações preventivas para evitar transtornos futuros”.