A maioria das organizações apresenta uma estrutura organizacional funcional, com a hierarquia muito bem definida, sendo assim muitos seguem linhas de comando para execução das atividades e definição das prioridades.
Porém com a crescente demanda de projetos que envolvem equipes multifuncionais, aparece o papel do gerente de projeto nestas empresas que precisam envolver equipes com diferentes setores e atividades, sendo necessária muita negociação por recursos em seus projetos.
Quando o gerente de projeto é retirado de um cargo funcional para começar o desafio de um projeto, o primeiro impacto é perceber que não terá nenhum subordinado direto e que sua equipe será sempre temporária para cada projeto de acordo com suas competências, sem contar que muitas vezes em uma organização com uma estrutura muito funcional, as atividades cotidianas atrapalharão seus recursos quando não houver uma negociação junto à alta direção sobre os mesmos.
Todos os recursos devem ser discutidos no início do projeto com a definição do escopo, juntamente com a alta direção e os gerentes funcionais, para que o risco da falta de tempo da equipe seja minimizado, tomando o projeto como prioridade aos envolvidos. Isto deve estar claro na declaração de escopo do projeto e validade pela direção da empresa.
