Confiança e Respeito da equipe.Estas são as duas primeiras conquistas que todo gestor deve conseguir, seja por estar com uma nova equipe ou estar em uma nova empresa. Pois a maioria das pessoas é reativa ao “novo” e preferem ficar em sua “zona de conforto”, criando assim uma barreira em torna delas.Não adianta querer impor o poder ou o medo nas pessoas, querendo mostrar quem é o chefe ou quem paga seus salários, pois apesar delas fazerem o que o gestor quer, não haverá um clima de cooperação e participação dos subordinados, não havendo pro atividade em tomar ações para melhorar o trabalho ou a qualidade dos resultados.A maioria dos gestores consegue este respeito pelo seu carisma e empatia com as pessoas que fazem parte desta nova equipe, estes geralmente são extrovertidos e consegue se comunicar muito bem. Mas o que fazer quando não somos carismáticos? Fazer cursos de oratória?Acredito que não, pois além do carisma, as pessoas respeitam conhecimento e ética, sendo que o gestor pode conquistar demonstrando conhecimentos sobre a área pela experiência profissional ou então conquistar a todos demonstrando humildade em sua postura e total ética em relação à participação de todos.Conheça primeiro quais são seus pontos fortes, seja o carisma ou o conhecimento, desenvolva-os ao máximo, para que estes consigam sobressair aos seus defeitos e principalmente mantenha sempre ética em relação aos seus subordinados. Estes são pontos fundamentais para os líderes que as empresas buscam hoje em dia.
Antigamente as crianças tinham poucas opções que lhe vinham na cabeça como querer ser engenheiro, médico, advogado ou então virava padre / freira, pois sabiam o que cada uma das profissões fazia. Atualmente cada vez mais as empresas criam de forma criativa nomenclaturas de cargos, isto sem contar os níveis dos planos de carreira.Consegue imaginar uma criança dizendo que ela quando crescer quer ser um subgerente auxiliar de programação e controle de insumos trainee nível I ??? Se já é difícil entender o que este cargo realmente faz???Mas para as empresas estas nomenclaturas sempre estão associadas à atividade macro do colaborador, porém ao mesmo tempo vêm dificultando definições básicas como a descrição destes cargos e as competências necessárias para exercer tal atividade. O que muitas vezes acaba sendo feito é a descrição das competências das pessoas que estão no cargo, não visualizando possíveis necessidades de treinamento ou dificultando a substituição deste colaborador, já que na descrição em termos de formação acadêmica, ficam os cursos daquela pessoa no banco de dados. Sem contar que muitas vezes não ficam claras as responsabilidades e atividades das pessoas, principalmente em cargos novos criados. Por este motivo, as empresas de recrutamento têm dificuldade em encontrar as pessoas com aquele perfil definido na descrição passada pela empresa, que ao invés de procurar pessoas que tenham competências para exercer a função, acabam procurando quase que clones do antigo colaborador.Enquanto não houver as descrições sobre habilidades e conhecimentos necessários para função, visando identificar necessidades de capacitação, sempre os cargos serão personalizados. Um dos requisitos da ISO 9001 é justamente a definição das competências, que está além de uma descrição básica de atividades, como é feito em muitas empresas, para ter uma avaliação sistemática de capacitações dos colaboradores para todas as atividades da organização.
Procedimentos, instruções de trabalho e tantas outras documentações são importantes para realizar o treinamento de modo eficaz junto aos novos colaboradores ou novos na função.
Porém muitas organizações não têm seus procedimentos documentados ou não os segue, o que possibilita treinamentos informais, principalmente na área operacional em que a prática é colocar a pessoa novata ao lado de uma pessoa mais experiente.
O grande problema destes treinamentos informais é a falta de sistemática no repasse das informações, em que uma pessoa experiente pode num treinamento lembrar algumas informações e esquecer outras, nunca passando o treinamento por completo.
Outra questão relevante desta informalidade é a falta de comprovação do treinamento realizado sobre os procedimentos atualizados, pois por não haver um documento controlado em versões, pode haver procedimentos obsoletos sendo repassados nestes treinamentos.
Para muitos esta documentação é pura burocracia, mas é de suma importância, para que haja comprometimento dos envolvidos na operação sobre as atividades a serem executadas, pois na informalidade o colaborador pode dizer que entendeu diferente do que disseram.
Os documentos devem ser “vivos” e sempre atualizados, evitando que haja o documento que ninguém siga, tornando apenas um monte de papel sem utilidade. Vemos isto em muitas organizações que apenas registram os treinamentos nos procedimentos, apenas pela leitura dos mesmos pelos novatos, sem haver o cuidado no repasse das informações, usando até procedimentos obsoletos, somente para cumprir um protocolo.
Para evitar transtornos, mal entendidos e principalmente dor de cabeça, conheça todos os fatores ambientais e ativos organizacionais da empresa.
Este é uma das entradas mais comuns a quase todos os processos descritos no PMBoK, no qual é de suma importância conhecer como são os fatores da empresa que influenciam na condução de um projeto, pois de acordo com a estrutura organizacional, o gerente de projeto pode ter maior ou menor autoridade.
Conhecer o organograma da empresa, os procedimentos existentes, as normas regulatórias, modelos de documentos e se possível registro de lições aprendidas, são muito úteis para se situar e saber como conduzir o projeto. Principalmente em empresas familiares, um dos fatores ambientais a serem descobertos são as relações de parentesco.
Mas do mesmo jeito é quando se recoloca em uma nova empresa, em que precisa conhecer as pessoas e ouvir sempre é bom, para que possa construir sua opinião, antes de tomar decisões ou ações erradas, que podem ser difíceis de serem consertadas.
Nas áreas operacionais e produtivas sempre há metas, porém o modo de trabalhar as mesmas perante as equipes é de suma importância, pois podem ocorrer duas situações: uma na qual a equipe se vê pressionada pelas metas, de modo quase sufocante, enquanto na outra as equipes são estimuladas pelas metas, por verem desafios a serem superados. Esta visão depende exclusivamente de como o gestor coloca para suas equipes o modo de trabalhar as metas.Quando o gestor trabalha somente pelo lado de atingir a qualquer custo as metas, mesmo tendo que sacrificar a equipe, isto gera muito desgastes, além de gerar desmotivação e repúdio pelas metas.Porém quando o gestor consegue trabalhar o lado lúdico das metas, como se fosse um jogo, todas as pessoas se motivam, pois enxergam os desafios e tentam sempre superar os mesmos. Mas criar este ambiente, como se fosse uma olimpíada, é algo a ser duramente trabalhada.Infelizmente me lembro de um comentário na última olimpíada durante os jogos, que diziam que muitos desportistas estavam felizes somente por participar e não estarem vendo os jogos como desafios e darem o máximo.Assim pode ocorrer com as metas, caso não saiba manter este clima, em que a equipe com o tempo pode não ver mais motivação no jogo, para isto é necessário sempre uma injeção de animo.Nas áreas produtivas, a empolgação é nítida quando vêem ganhos em sua produtividade, porém a maior dificuldade é conseguir implantar este jogo nas áreas administrativas, por que muitos consideram difícil mensurar seus trabalhos “mentais”.Trabalhar com metas consegue demonstrar de forma mais clara todos os esforços empreendidos em seu trabalho.
A participação de todos os envolvidos nas decisões aumenta consideravelmente o comprometimento de todos nas deliberações feitas nas reuniões seja de alinhamento ou mesmo de inicio de projeto.Porém quanto mais democrática for a tomada de decisão, maior será o número de reuniões a serem feitas e comitês responsáveis a serem formados. Isto muitas vezes aumenta o tempo para as decisões e geralmente engessa os processos rotineiros.Estas decisões em conjunto levam mais tempo, pois é necessário um consenso entre a maioria dos participantes e possibilita a falta de confiança nos gestores em tomar decisões imediatas para problemas de alto grau de risco para o negócio, sem contar que muitos se acomodam na situação, se escorando nos demais para tomar as decisões.Portanto é preciso saber balancear entre as decisões que precisam ser feitas por uma só pessoa, no caso o gestor, e aquelas que precisam de outras pessoas para decidir. Este balanceamento deve estar associado ao grau de rotina da atividade que será atingida e principalmente o grau de envolvimento e comprometimento necessário para a atividade ser resolvida.
A insegurança de muitos gestores se reflete na centralização de informações, isto ocorre por diversos motivos como a falta de confiança em sua equipe ou mesmo a falta de habilidade em delegar as responsabilidades, gerando muito stress para os mesmos.Existem diversos gestores que querem controlar todos e principalmente suas atividades, querendo saber tudo o que se passa no setor nos mínimos detalhes. Alguns se beneficiam da geração de conflitos entre os colaboradores, fazendo com que todas as desavenças cheguem ao seu conhecimento, por um lado, ele consegue todas as informações de todos os pontos de vista, mas em contrapartida põe em risco todo o trabalho de equipe, pois terás uma equipe desagregada.Sem contar que muitas vezes as tomadas de decisão centralizadas tornam os processos totalmente engessados, pois sempre dependerão apenas de uma pessoa.Para alguns esta sensação de sempre estar sendo solicitado demonstra sua importância na organização, confortando assim seu ego. Porém existe um preço, que é justamente estar se preocupando com problemas operacionais o tempo todo, que se houvesse delegação, poderia ter mais tempo para suas atividades gerenciais.Aprenda a delegar as responsabilidades, mas para isto é preciso conhecer o grau de maturidade de cada colaborador, assim acompanhar aqueles que ainda estão engatinhando até que possa deixá-los andar com seus próprios pés, este seria o papel fundamental de todo líder de equipe.
Minha gestão é de portas abertas!!!
Os gestores em suas reuniões com a equipe têm por obrigação criar um clima de colaboração, que permita a todos que possam se expressar, pois nestas reuniões são as que geralmente proporcionam as melhores soluções.
O problema é que vemos muitos dizerem que querem escutar, mas a qualquer palavra estão totalmente reativos e críticos, criando assim medo por parte dos participantes em dizer qualquer coisa. Esta situação faz com que os colaboradores congelem suas mentes nas reuniões e fiquem apenas com “cara de paisagem” torcendo para que não seja notado e assim questionado a comentar sobre alguma coisa.
Quebrar este gelo é algo extremamente difícil depois de criado a imagem perante os colaboradores, será um trabalho de reconquistar a confiança de todos, que leva meses ou anos, por causa de uma reunião mal conduzida de minutos ou horas.
Ter a colaboração efetiva de todos é baseado muito na confiança de ambas as partes, além de um entrosamento de trabalho de equipe.
O gestor que quer ter pessoas seguindo suas palavras, em primeiro lugar deve dar o exemplo. Para que não tenham que seguir o ditado: “Faça o que eu digo e não faça o que eu faço!!!”.Então para que não seja visto como uma pessoa que somente quer impor regras, às quais esteja se considerando quase um “deus”, pois está acima desta regulamentação, o que pode gerar uma descrença por parte dos “meros mortais”.Muitas vezes vemos operadores e até supervisores serem chamados para uma advertência por não utilizar os equipamentos de segurança ao transitar na empresa, sendo que gerentes e diretores sequer usam tais equipamentos ao fazer sua “ronda”.Certa vez vi um técnico de segurança tomar uma bronca na frente de todos por um diretor, somente por que o mesmo tentou lembrá-lo de usar os equipamentos de segurança. Alguns até brincavam dizendo que a alta direção se considerava tão divina, que não estava correndo risco algum.“Seja o primeiro a seguir as regras, para que possa cobrar a todos sobre as mesmas”.
Confiança e Respeito da equipe.
