Descreva bem as Não conformidades!!!

Nada adianta realizar uma auditoria interna que cumpra todos os prazos, mas que não gere nenhum resultado para melhorar o desempenho da organização.
Muitos se preocupam mais com o planejamento das datas e horários das realizações das auditorias e seu cumprimento a risca, do que propriamente o eu está sendo feito durante estas atividades. O grande foco de uma auditoria não é encontrar problemas, pelo contrário, é conseguir identificar a conformidade de seu sistema de gestão e principalmente perceber pontos de melhoria ao processo, visando melhores resultados para o crescimento da organização.
E para que estas verificações sejam proveitosas, os relatórios devem ser ricos em informações, principalmente quando detectada qualquer desvio do sistema, que todos conhecem por não conformidades, exigem um grau de detalhamento das observações realizadas, que são simplesmente as constatações e evidências objetivas.
O problema é que vemos muitos relatórios contendo informações pobres e que muitas vezes fica difícil até de identificar o que realmente foi detectado, o que gera maior dificuldade ainda em investigar as causas raízes e tomar as ações corretivas.
Ao descrever as não conformidades, inclua o máximo de informações possível, para que qualquer pessoa ao ler consiga visualizar o que foi visto na auditoria, e se possível conseguir reproduzir tal problema.

Pilhas e pilhas de relatórios?!?

Relatórios e mais relatórios, pilhas e pilhas de papéis com dados, caixas de e-mail super lotadas com informações gerenciais, tudo isto ao custo de horas e horas de compilação de dados, em geral manuais feitas em planilhas, para atender uma requisição de um gestor que nem sequer lê os mesmos e apenas apaga os e-mails sem abrir.
Você já presenciou algo do tipo?
Ou mesmo ver pessoas correndo para entregar as informações no prazo estipulado e depois nenhuma ação ser definida sobre os dados enviados? Ou ter a sensação de que aquilo não serve para nada, a não ser cobrança por não ter sido entregue?
Pois é, parece que muitos gestores para ocuparem seus subordinados, definem um monte de relatórios gerenciais com inúmeros indicadores, e mal conseguem ler ou analisar.
Relatórios gerenciais têm por finalidade suprir de informações compiladas para que o gestor possa tomar as decisões de modo mais ágil e acompanhar os resultados destas ações, verificando principalmente sua eficácia.
Para que estes indicadores sejam o mais compacto possível, os mesmos devem ser desdobrados dos objetivos da organização, seja da política de qualidade ou da visão da empresa.
Uma das ferramentas muito utilizadas para gerar estas informações de modo alinhado é o Balanced Score Card (BSC) ou senão realizar uma administração por objetivos / diretrizes. Qualquer que seja a ferramenta, a organização deve alinhar todos seus setores em seu planejamento estratégico.
Enxugue todos os relatórios e apenas solicite aqueles que lhe trarão as informações sobre seus processos em relação às metas da organização.

Vai Mapear algum processo?!?

Uma das principais abordagens em todo sistema de gestão é a abordagem por processos, nos quais é necessário ao gestor enxergar todo seu trabalho como um grande processo formado pelas diversas atividades que contém dependências, entradas e saídas.

Geralmente quando visamos mapear um processo, a melhor forma de demonstrá-lo de forma gráfica é utilizar um fluxograma, porém ao procurarmos bibliografia a respeito destes fluxos, existem diversas maneiras de serem feitas. Aproveito para indicar um e-book feito sobre o assunto (Fluxogramas de Processo – Como Fazer passo a passo por Ronaldo Costa do Qualiblog), que mostra de modo prático como confeccioná-los.
Mas para todo profissional que pretende mapear um processo, deve ter em mente que esta ferramenta é um ótimo meio de identificar melhorias em suas atividades, visando não somente visualizar os pontos críticos, mas como as inter-relações de todos os processos de sua empresa. Mas também é preciso que a alta direção esteja engajada na busca de melhorias, pois senão todo este trabalho somente gerará um calhamaço de desenhos que ninguém vai utilizá-lo. Portanto antes de iniciar este tipo de trabalho defina claramente para quais fins serão utilizados os fluxogramas e quem são os patrocinadores para este trabalho que realizarão as aprovações de mudanças de melhoria.

Como é a integração de novos colaboradores?!?

Em quantas empresas já não observamos pessoas com “cara de paisagem” esperando alguma atividade, principalmente nas primeiras semanas em novo emprego ou entrando numa equipe de projeto?
Geralmente precisamos de pessoas para suprir toda demanda de trabalho que nos atola e torna nossos dias curtos, porém sempre que as pessoas são encontradas e são inseridas na equipe, na maioria das vezes não têm a devida integração ao trabalho a ser realizado, ficando muitas vezes aguardando os direcionamentos ou mesmo se sentindo apenas um enfeite na sala, até que se reclama da falta de atividade e o mesmo é atolado como os demais sem o devido preparo, gerando stress e desmotivação em alguns casos.
Sempre que procuramos novos integrantes, devemos não somente definir seu perfil e suas competências, mas planejar de forma adequada para que o mesmo se integre aos poucos e aproveite todo o tempo disponível para realizar sua “curva de aprendizado”.
Infelizmente muitas empresas não enxergam os benefícios de um treinamento de integração, realizando apenas o trivial, mostrando apenas regras de conduta, apresentando superficialmente os setores e depois jogando cada um em seu devido setor, sem levar em conta o tempo de adaptação.
Pior ainda acontece quando sequer a pessoa é adaptada e precisa ficar buscando atividades, visando mostrar suas competências, que na maioria das vezes desperdiça em atividades que nem sempre sois vistas pela alta direção como imagina.
Planeje a integração de todos os integrantes de seu setor, visando à melhor adaptação dos novos componentes para uma melhor produtividade e motivação.

(Figura- Fonte: Worth1000 – postado por fabfella10)

Você depende somente dos Softwares?

Para gerenciarmos projetos contamos atualmente com diversas ferramentas que facilitam o trabalho como softwares específicos para planejar a estrutura analítica do projeto até o cronograma.
Mas muitas pessoas acabam escravas destes softwares, não conseguindo trabalhar e nem desenvolver suas atividades sem os mesmos, ficando completamente paralisados ao se deparar com um local de trabalho que não dispõe dos recursos que consideram básicos.
Gerenciar não é somente fazer um gráfico “bonitinho” e sim saber monitorar as atividades e garantir que os resultados do projeto sejam alcançados, principalmente tomando as ações corretivas para quaisquer desvios identificados.
Assim como já foi dito em outro post chamado The PMP Kid neste blog, fazendo uma paródia da frase de Sr. Miyagi
Não seja escravo das ferramentas de informática e saiba se adaptar aos recursos que estão disponíveis.

Existem Consultorias e Consultorias....

O mercado consumidor cada vez mais exigente e suas necessidades mudando quase a toda hora fazem com que muitas empresas se adaptem de forma mais ligeira para sair na frente no mercado e para conseguir isto é necessário “know how”, que pode levar muito tempo para uma empresa adquirir por conta própria e por este motivo procuram os serviços especializados de consultorias para conseguir justamente o conhecimento necessário para atender os clientes de forma satisfatória.

Porém este caminho tornou em muitos empresários, a maneira mais fácil de implantar sistemas de gestão seja de qualidade ou de projetos por pessoas que já tiveram experiência na área, sem levar em conta as competências de sua própria equipe, apostando somente no que vêm de fora e tornando os seus colaboradores meros coadjuvantes na implantação da gestão na empresa.
Deve haver muito cuidado na contratação das consultorias, pois muitas apenas trazem modelos pré-elaborados e tentam impor aos processos da empresa, sem levar em conta um ponto importante, que são os fatores ambientais da empresa. E assim tentar a “força” cobrar dos colaboradores que os mesmos implantem do modo que os consultores estão definindo. O que gera muitas vezes colaboradores desmotivados e o trabalho emperrado, sendo caracterizado pelas reuniões em que a consultoria culpa sempre a falta de cooperação da empresa.
As excelentes consultorias que encontramos, geralmente induzem e envolvem a equipe de colaboradores para que todos participem proativamente na implantação, não dando as soluções prontas, mas direcionando a equipe para que as mesmas encontrem as respostas. Seria mais ou menos como um trabalho de professor particular, no qual o importante é repassar o conhecimento e não resolver os problemas para o aluno apenas assistir e depois ficar repetindo.

Você sofre de "Parálise" ?!?

Qualquer sistema de gestão é baseado no ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), que foi difundido pelo Deming no Japão, baseado no Modelo de Shewhart, mas muitos têm dificuldade em fazer com que este ciclo “gire”, principalmente por que emperram no “A” de ação, por diversos motivos.
Umas das grandes dificuldades em tomar as devidas ações sejam preventivas ou corretivas, é justamente identificar as causas raízes das não conformidades detectadas, para isto existem ferramentas como o diagrama de Ishikawa ou a metodologia “8D”, que geralmente são aplicadas em uma reunião de “Brainstorming” e com a técnica dos “5 por quês”, para conseguir realmente chegar ao fundo nas investigações.
O problema é quando a equipe sofre uma “parálise” (jargão que une a “paralisia” na “análise”), que fica numa análise sem fim, sem conseguir definir sequer uma ação a ser tomada. Para isto, lembre de “girar” o ciclo: planejando as ações, executando e verificando os impactos, para então tomar outras ações.
Mas existe um contra ponto que deve ser evitar, a tomada de ações sobre causas visíveis, mas que não são as causas raízes, que geram muitas vezes ações sem resultados, como aquelas que muitos utilizam para sanar as não conformidades como “realização de treinamento”.
Tenha sempre em mente o prazo para se dedicar a análise e para executá-las, assim nem estará tomando ações impensadas e nem estará em sua “paralise”.

Tanto esforço pra quê?!?

Quantas vezes alguém já se perguntou: Por que ninguém reconhece meu esforço?

Muitas vezes nos dedicamos horas e horas em atividades, muitas vezes burocráticas e que não agregam valor nenhum ao cliente final. Então por que perdemos tempo nestas atividades?
Em muitas empresas vemos atividades como estas, que geralmente são feitas por um paradigma criado: Sempre foi assim. E sempre que alguém questiona o motivo de tal atividade, a mesma resposta é feita e imposta que seja aceita, assim continuamos neste circulo vicioso.
Atividades como esta são percebidas facilmente, quando vemos pessoas digitando paginas e páginas de relatórios, que precisam ser entregues, mesmo sabendo que ninguém os lê e nem sabendo o motivo para tal relatório.
Relatórios gerenciais podem ser feitos de diversas maneiras, cruzando inúmeras informações, mas se os gestores não tomam decisões factuais, ou seja, baseada em fatos que geralmente estão descritos em tais relatórios, apenas teremos atividades burocráticas.
Todo gestor deve analisar as informações necessárias para seu dia a dia para resoluções de planos de ação, seja para corrigir algo ou prevenir um potencial problema, e então definir quais relatórios são necessários e sua periodicidade.