Declare a Missão e Visão da empresa!!!

Os empresários fundadores das empresas têm por característica seu empreendedorismo, mas principalmente por ser um visionário e conseguir enxergar passos futuros para que seu empreendimento seja um sucesso.
Mas para que sua empresa caminhe de acordo com suas projeções, necessita de estratégias coerentes com suas aspirações e para isto são realizados os planejamentos estratégicos, nos quais são definidas: A Visão e a Missão da empresa, que devem ser difundidas em todos os níveis hierárquicos.
Com estes dois elementos declarados, todos os colaboradores entenderão para onde devem focar seus esforços, estando todos andando em busca dos mesmos objetivos para a organização.
Porém muitas empresas acabam declarando ambições além de seu horizonte, podendo criar um clima de insegurança entre os colaboradores que não acreditam na visão descrita, achando às vezes um sonho lunático. Por isto deve haver um cuidado na definição destes itens para que todos compartilhem com o sonho do empresário, não sendo muito megalomaníaco e nem ser muito pessimista.
A partir da visão e da missão são desenvolvidas todas as políticas da empresa como a Política de RH, Política de Qualidade, Política de TI, entre outras, que deverão estar alinhadas e comprometidas com os resultados, através de indicadores de desempenho, que são desdobradas dos objetivos de cada política.

Melhoria Contínua depende de todos

Como falamos no post anterior sobre as “Salas de Justiça”, muitas empresas que formam estas salas sem perceber que centralizam as informações e decisões sobre algumas pessoas, esperando que as mesmas sejam super heróis para salvar o dia.
Estas pessoas acabam se concentrando em setores como de projetos ou de qualidade, sempre achando que só eles conseguem com sua visão além do alcance, identificar os problemas ou não conformidades, principalmente através de auditorias no sistema de gestão.
Porém as auditorias são feitas por amostragem e não conseguem identificar todos os problemas, por isto o envolvimento de todas as pessoas da empresa, ajudam a melhorar o sistema de gestão continuamente de forma mais eficaz, não somente pelas pessoas que estão diretamente nas operações poderem verificar pontos de melhoria, mas também haver maior comprometimento de todos.
Pratique a “gestão de portas abertas” para que todos se sintam a vontade de apontar melhorias na sua empresa e assim gerar um ambiente participativo.

*DGQ = Departamento de Gestão da Qualidade

Você se acha um super herói?!?

Muitos dizem que o gerente de projetos é um super herói, pois cuida de muitas coisas ao mesmo tempo, sejam problemas com atraso de cronograma, estouro do orçamento, entregas de pacotes de má qualidade e resolve tudo sempre no final, como o super homem que sempre salva a pátria contra todos os inimigos.
Mesmo o super homem tem seu ponto fraco que é a Krypitonita, estando sujeito a possíveis falhas, não atendendo ao pedido de socorro de meros mortais. Assim ocorre com os gestores, que têm suas fraquezas também e precisam de uma equipe que o complemente e possa transpor os obstáculos.

Mas assim, muitos gestores acabam formando suas “salas de justiça” para que sejam compostos por outros super heróis como a Mulher Maravilha, acreditando assim que terá uma equipe imbatível, porém acabam se fechando considerando os demais meros mortais indefesos. O que não é verdade, pois todos na empresa têm a contribuir nos projetos, não somente a liga da justiça.

Leia Mais no ótimo texto A Sindrome dos Super-Homens e as Salas de Justiça por Emerson de Pieri

Trabalhar sob pressão?!?

Várias empresas têm em sua cultura o emprego do trabalho sob pressão, tanto que vemos até em anúncios de vagas que se procuram candidatos que aceitem trabalhar nesta condição. O problema é que esta pressão é realizada de forma muitas vezes agressiva através de cobranças em cima de cobranças, sem ao menos dar “ar para o colaborador respirar”, com acompanhamento acirrado.
Uma analogia para esta situação seria a de estar dirigindo um carro à alta velocidade em direção de um poste, com alguém gritando alto em seu ouvido todo tempo, dizendo o que fazer e para onde ir, e principalmente mudando as informações de segundo em segundo. Nesta situação os braços travam, os medos crescem e a pessoa não consegue tomar ação alguma, esperando apenas que o carro bata e faça o estrago. Assim ocorre com as pessoas que estão sob constante pressão, sendo somente cobradas por datas que foram impostas para o término de suas atividades sem serem consultadas.
As cobranças devem ocorrer para um monitoramento eficaz, porém devem ser feitas de modo que demonstre confiança na equipe e não que estejam sendo tratados como “burros” que estão apenas para carregar os fardos e sem pensar ou questionar. A melhor maneira é comprometer as pessoas através de cronograma de atividades cujas datas sejam definidas pelas próprias pessoas.

Cuidas da auto-estima de seus colaboradores?!?

Uma equipe motivada sempre trará melhores resultados a qualquer projeto que estejam inseridos, pois aumenta seu comprometimento, além de fazerem o trabalho com gosto. Mas para isto, todo gestor deve lembrar-se da auto-estima de seus colaboradores, para que recebam os “feed backs”, sejam positivos quanto negativos, lembrando que os pontos fracos devem ser levados de forma construtiva, para que todos possam crescer em equipe.
Para visualizar sempre a auto-estima de seus colaboradores, o gestor precisa desenvolver um pouco o seu lado “psicólogo”, para identificar as aspirações e as necessidades, para que toda palavra de incentivo seja colocada da forma mais correta e diferenciada para cada pessoa, pois muitas vezes o mesmo conselho não atinge da mesma maneira pessoas diferentes.
“Trabalhe em equipe sempre respeitando as individualidades”.

Reunião de Análise Critica: Só para criticar?!?

Em qualquer sistema de gestão eficaz além de um monitoramento efetivo, deve haver periodicamente uma análise crítica sobre o seu próprio sistema, visando identificar os pontos fortes e os pontos fracos, para que sejam definidas ações corretivas e/ou preventivas, visando à melhoria contínua.
Tanto que na norma ISO 9001:2000 o item 5.6 deixa clara a necessidade da realização de uma reunião de análise crítica pela alta direção, para que sejam analisados os resultados e identificar as necessidades, que podem muitas vezes ser investimentos em recursos.
Porém em muitas empresas, estas reuniões, se tornam as reuniões de criticas, que geram discussões improdutivas e principalmente brigas entre gestores que acabam levando para o lado pessoal. Isto por que muitos gestores vejam a palavra “critica” e acreditam que devam sair criticando uns aos outros. Mas não é o foco desta reunião, que conforme a tradução original seria “Business Review”, onde os gestores deveriam fazer uma revisão do próprio negócio para identificar pontos que deveriam ser focados para o crescimento da empresa.
Leia mais no artigo do Ronaldo no Qualiblog: Comentando item 5.6

Evolução depende somente da vontade?!?

Qualquer profissional projeta para sua carreira uma evolução gradativa ao longo do tempo?
A grande maioria com certeza, porém muitos têm mais vontade de crescer do que preparo em si, pensando que somente fazendo seu trabalho correto, será visto por seus superiores e assim ganhar a tão sonhada promoção e acreditando que quando chegar à posição de gestor acontecerá um milagre ou uma mudança espontânea que a tornará de repente numa pessoa diferente com habilidades gerenciais.
Mero sonho, pois para ser um gestor eficaz, é necessário muito preparo, além de fazer suas atividades, outras habilidades serão cobradas como comunicação interpessoal, liderança e principalmente um perfil integrador de equipes, as quais não se conseguem da noite para o dia, somente por sua função ter mudado em seu crachá.
Muitas vezes vemos pessoas sendo promovidas, por serem ótimas especialistas ou por mera política interna, sendo geralmente “jogadas” para o novo cargo sem o menor preparo pelos seus superiores, o que vemos muitas vezes, são as pessoas serem que nem lagostas jogadas à água quente, apenas se queimam e morrem lá.
Todo gestor deve ter em mente que as mudanças de postos requerem uma transição, para não somente preparar o novo gestor promovido, mas a equipe que precisa começar aos poucos enxergar esta nova pessoa como um líder.

Visualizar o mesmo referencial?!?

Mesmo com um ótimo planejamento e delegação das atividades, todo gestor deve sempre se perguntar: “Será que todas as atividades foram bem compreendidas pelos colaboradores?!?”, pois muitas vezes passamos informações do modo que nós entendemos e não enxergamos os possíveis entendimentos que possam ocorrer sobre a delegação de uma atividade.
Num exemplo simples, quando perguntamos a alguém se determinado veículo está indo ou voltando, a resposta depende do referencial, como se diz nas aulas de física, quando aprendemos os conceitos de cinemática. Portanto o referencial deve ser visto por igual a todos os envolvidos para que não haja problemas de comunicação.
Para evitar tais transtornos e desgastes desnecessários, sempre deve ser verificado o grau de maturidade de sua equipe, em relação ás atividades delegadas, para que quanto menor foi o conhecimento ou habilidade, maior deve ser o monitoramento para que tenha certeza de que as ações estejam sendo realizadas conforme o planejado.

Será que vai dar mer....?!?

Durante o planejamento de um projeto, deve ser levando em conta todos os riscos envolvidos na execução. Mas muitos gestores preferem seguir em frente sem mensurar tais riscos e principalmente seus impactos.
Uma grande ferramenta para avaliação dos riscos é o FMEA – Failure Mode and Effects Analysis (Análise de modo e efeito de falhas), que visa identificar todas as possíveis falhas, suas causas, severidade, possibilidade de ocorrência e se existe modo de detecção da mesma.
Muito utilizada pela indústria automobilística, devido a ser um requisito da norma ISO TS 16949, que foi incorporado do manual de fornecedores da FORD. Mas conforme a própria norma sua aplicação efetiva é no projeto, que denominam DFMEA. Ela é mais conhecida entre gestores da qualidade que visam melhorias em processos.
A aplicação desta ferramenta é de extrema importância em gerenciamento de projetos, para que não haja resistência da equipe dizendo que “acho que vai dar merd@” e depois o gestor ter que ouvir: “E deu!”.